Vsi dokumenti organizacije morajo biti v arhivu. Na primer, davčni zakonik določa, da je treba primarne dokumente, dokumente, ki potrjujejo plačilo davkov, in druge zaščititi štiri leta. Obstajajo pa tudi takšni dokumenti, ki jih je mogoče uničiti po enem letu, na primer urniki počitnic. Odstranjevanje je treba izvesti po izdaji akta.
Navodila
Korak 1
Najprej je treba opozoriti, da je dokumente, ki so "izpolnili svoj namen", mogoče v akt vpisati le, če se je obdobje izteklo pred 1. januarjem leta, ko je tak papir sestavljen, torej je treba dokumente iz leta 2010 vključiti v zakon šele leta 2016.
2. korak
Pred pripravo akta in uničenjem dokumentacije sestavite popise, ki jih mora odobriti vodja organizacije, in sestavite protokol.
3. korak
Priporočljivo je sestaviti akt v obliki tabele. V zgornjem desnem kotu navedite podrobnosti organizacije. Nato spodaj z velikimi tiskanimi črkami napišite »Odobrim«, v redni vrstici, navedite spodnje mesto (direktor, generalni direktor itd.), Nato priimek in začetnice. Datum sestave akta navedite še spodaj.
4. korak
Nato navedite namen, na primer poudariti potekle dokumente za uničenje. Nato navedite razloge, na primer "na podlagi seznama tipičnih organizacijskih dokumentov …"
5. korak
Spodaj je tabelarni del, ki je sestavljen iz osmih stolpcev. Prva je serijska številka. Drugi je ime dokumenta, na primer urniki počitnic ali dopisovanje o delu z osebjem. Tretji so končni datumi, torej tisti datumi, ki so v dokumentu navedeni zadnji, na primer urnik počitnic se konča leta 2010, zato morate napisati "2010". Tu vam ni treba določiti meseca.
6. korak
Nato sledi stolpec z inventarnimi številkami, če jih ni, lahko postavite pomišljaje. Nato odložite indeks primera po nomenklaturi, na primer graf 05-20, kjer je 05 indeks oddelka, drugi dve števki pa sta redni številki primera.
7. korak
Po tem navedite število pomnilniških enot, na primer graf je lahko v eni kopiji, vendar je korespondenca z okvirji v množini. Nato izpolnite polje z roki shranjevanja v skladu z referenčno knjigo. Na koncu po potrebi izpolnite stolpec "opomba".
8. korak
Po tabelarnem delu napišite, da so zaloge na voljo in jih odobri protokol vodje, pri čemer navedete številko in datum njegove izdelave.
9. korak
Nato povzemite skupni znesek, ki je izražen v številu kosov dokumentov, pripravljenih za uničenje, na primer v obdobju 2006–2010 je bilo uničenih 234 predmetov.
10. korak
Nato upravitelj znova preveri vse podatke in podpiše dokument.
