Poslovna pogajanja so ena glavnih sestavin sodobnega poslovanja. Veliko je odvisno od njihovega uspeha - razvoja podjetja, privlačnosti novih strank in partnerjev ter seveda plač menedžerjev. Prej ko se zaposleni začetnik nauči pravilnega vedenja na pomembnih poslovnih sestankih, prej si bo prislužil hvaležnost vodstva in dobil vstopnico na sam vrh karierne lestvice.
Priprave na poslovna pogajanja: kaj morate vedeti in narediti vnaprej
Priprave na pomemben sestanek zahtevajo izkušenega vodjo skoraj več časa kot pogajanja sama. Če želite pravilno voditi pogovor in zanimati potencialne partnerje in stranke, morate ne le dobro vedeti, kaj počne vaše podjetje. Zelo pomembno je preučiti družbo partnerja ali stranke. Ugotoviti morate, kaj podjetje počne, kakšen izdelek proizvaja, koliko blagovnih znamk ima. V poslovnem pogovoru je vse to zelo pomembno.
Pred pomembnimi pogajanji je treba pripraviti knjigo znamk - majhno knjižico, ki barvito pripoveduje o vsem, kar organizacija počne. Besedila ne bi smelo biti veliko - le najnujnejše informacije. Bolje je dodati več slik - fotografije izdelka, ki ga izdelujejo, lestvice rasti dobička itd. Knjižica je potrebna zaradi jasnosti, zato je bolje, da večino informacij izrazite z besedami.
Poleg blagovne znamke lahko sogovornikom pokažete še kratek film o podjetju in ponudite predstavitev, v kateri bodo predstavljene glavne prednosti sodelovanja. Po pogajanjih je bolje, da vsa gradiva partnerjem ali strankam prenesemo v elektronski obliki, da se lahko znova v svoji pisarni z njimi seznanijo in vodstvu bolj kompetentno predstavijo predmet pogajanj.
Pogajanja: na kaj biti pripravljen
Če je bila priprava na poslovni sestanek izvedena pravilno in v pravem znesku, najverjetneje v pogajanjih ne bo presenečenj. Vendar se je vredno pripraviti na dejstvo, da bodo potencialne stranke in partnerji postavljali ne ravno priročna vprašanja. Na primer o sodelovanju z drugimi podjetji skupnega profila z njimi. V tem primeru je bolje, da se omejite na splošne besedne zveze. Poslovne informacije, razkrite o konkurenci, lahko škodujejo ne le njihovemu podjetju, ampak tudi domačemu podjetju. Zaradi pretirane zgovornosti je zelo enostavno izgubiti stranke in partnerje.
Če poslovni sestanek poteka v prostorih podjetja, se najprej predstavi država gostiteljica. Potem - gostje, ki so prišli na pogajanja. Po tem je vredno ponuditi čaj ali kavo, razdeliti vnaprej pripravljene materiale in začeti razpravljati o temi sestanka. S prvo stopnjo - spoznavanjem podjetja, njegovih storitev in izdelkov - ni treba odlašati. Dovolj je 10-15 minut. Potem, če gostje nimajo vprašanj, se lahko obrnete neposredno na informacije o možnih možnostih sodelovanja.
Če so se pogajanja zavlekla, je bolje, da si oddahnete v uri in pol. Ponudite pijačo in prigrizke sogovornikom. Po 10-15 minutah lahko nadaljujete s pogajanji.
Če postane jasno, da gostje še ne zanimajo preveč sodelovanja, jih prosite, naj povedo, kako bi videli idealno partnerstvo. Po tem poskusite predstaviti podjetje v luči, ki je za sogovornike najbolj koristna. Dialog je pomemben del uspešnih pogajanj. Partnerji in stranke ne smejo čutiti, da je že vse odločeno. Pokazati jim je treba, da je njihovo mnenje izjemno pomembno in zelo pomembno za uspešno sodelovanje.
Če se pogajanja zavlečejo, a kljub vsemu ne vodijo k ničemer, v tednu in pol dogovorite nov sestanek. Najverjetneje sogovorniki nimajo pravice do samostojne odločitve, posvetovati se morajo z vodstvom. In naslednjič poskusite zagotoviti, da na pogajanja ne bodo prišli samo vodje, ampak tudi vodilni uslužbenec, ki ima pravico reči zadnji "da" ali "ne".
Analiza pogajanj
Med pogajanji je treba v zvezek zabeležiti, katere teze so povzročile najbolj živahno reakcijo sogovornikov - tako pozitivne kot negativne. To bo pomagalo analizirati, na kaj se je treba osredotočiti na naslednjem srečanju in kako nadalje graditi sodelovanje z največjo koristjo za obe podjetji. Tako lahko prihranite dragoceni čas tako, da stranki in partnerju ne ponudite dejavnosti, ki so zanje popolnoma nezanimive, in njihovo pozornost usmerite v to, da se lahko obseg produktivnega sodelovanja poveča in prinese nedvomne koristi.
