Značilnost kot dokument opravlja funkcije potrditve osebnih podatkov osebe, seznanjanja z njenimi osebnimi in poslovnimi lastnostmi, določanje značilnosti značaja in vedenja. Vsaka od funkcij se kaže na določen način, odvisno od kraja, kjer je značilnost predstavljena.
Funkcija značilnosti kot dokumenta vnaprej določa njen namen, odvisno od kraja predstavitve. Torej lahko to zahteva delodajalec ob prijavi za novo službo, skrbniški organi pri obravnavi prošnje za skrbništvo, pravosodni in preiskovalni organi pri vodenju kazenskih postopkov, banke pri odločanju o dodelitvi velikega posojila. Praviloma se zahteva značilnost iz kraja dela, študija, v nekaterih primerih se zahteva značilnost gospodinjstva iz kraja bivanja določenega državljana (v tem primeru se običajno obrnejo na sosede). Splošna funkcija značilnosti je potrditev osebnih podatkov določene osebe. V nekaterih primerih služi tudi za seznanitev s poslovnimi, osebnostnimi lastnostmi, določanje posebnih značilnosti značaja, vedenja v vsakdanjem življenju v skupini.
Seznanitev s poslovnimi lastnostmi državljana
Ta funkcija značilnosti se kaže, kadar je predvidena za zaposlitev, v bankah in deloma v organih skrbništva in skrbništva. Dokument se običajno izda iz kraja dela (v primeru zaposlitve - s strani prejšnjih delodajalcev), opisuje znanje, veščine in sposobnosti zaposlenega, njegove delovne uspehe in dosežke, delovne izkušnje na določenem področju. Takšne značilnosti imajo praviloma tipično strukturo, zato jih številni sodobni delodajalci nadomestijo s priporočilnimi pismi, ki jih ugodneje odlikuje bolj svoboden slog predstavitve. Kreditne organizacije lahko zahtevajo profil, da določijo položaj prosilca za posojilo v podjetju, odnos kolegov in vodstva do njega. Skrbniške organe bolj zanimajo osebne in vsakdanje lastnosti državljana, zato poslovnih lastnosti ne ocenjujejo kot prednostno nalogo.
Preučevanje osebnostnih lastnosti, vedenja in življenjskega sloga
To funkcijo opravlja značilnost na zahtevo državnih organov, ki so najpogosteje sodišča in preiskovalne enote. V tem primeru lahko značilnosti osebnosti osumljenca, obdolženca postanejo pomemben dejavnik, ki bo pozitivno ali negativno vplival na resnost izrečene kazni, izbrani ukrep prepovedi. Tak dokument je mogoče zahtevati ne samo s kraja dela, temveč tudi s kraja stalnega prebivališča, saj so pomembne tudi vsakdanje značilnosti določene osebe, značilnosti njenega vedenja in življenjski slog.
