V vsaki organizaciji, tudi majhni, se izda in shrani veliko različnih naročil in naročil. Če so vsi registrirani in vloženi v eno stvar, bo prej ali slej prišlo do zmede. In predstavniki inšpekcijskih organov verjetno ne bodo odobrili takšnega vodenja evidence.
Navodila
Korak 1
Za pravilno razdelitev naročil, izdanih v podjetju, se morate ravnati po naslednjih dokumentih:
- odobril Rosarkhiv "Seznam tipičnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacije, ki navajajo čas shranjevanja";
- navodila za pisarniško delo (razvil ga je vodstveni organ).
Na podlagi teh dokumentov je treba v vsakem podjetju razviti nomenklaturo primerov. Na podlagi tega se delijo ukazi, navodila in drugi dokumenti.
Glede na velikost podjetja in njegovo strukturo lahko razvito nomenklaturo primerov razdelimo na oddelke z navedbo črkovne kode ali pa splošno.
Vsekakor so vsa naročila v podjetju pogojno razdeljena na naročila za glavne in gospodarske dejavnosti ter naročila za osebje.
2. korak
Naročila za glavne in gospodarske dejavnosti praviloma vodi tajnik (razen če ni drugače določeno v ločenem naročilu). Odgovoren je tudi za registracijo, shranjevanje in arhiviranje teh naročil.
Dokumenti se razlikujejo glede časa shranjevanja. Naročila za glavno dejavnost podjetja (za organizacijsko strukturo, za odobritev kadrovske mize, za spremembe v njej itd.) Imajo skladiščne linije - nenehno. Ob koncu koledarskega leta se predajo v arhiv podjetja.
Naročila o ekonomskih in operativnih vprašanjih se hranijo 5 let. Zaporedno so oštevilčeni brez črke. Če je obseg naročil, izdanih v podjetju, velik, so med letom razdeljeni na količine. Po izteku obdobja hrambe se uničijo z registracijo ustreznega akta.
3. korak
Naročila za osebje se sestavijo in shranijo v oddelku za upravljanje osebja v podjetju. Razlikujejo se tudi glede roka uporabnosti.
Ločen primer so ukazi za sprejem, odpustitev in premestitev z rokom hrambe 75 let. Tu so vloženi tudi ukazi za spremembo priimka, dolgoročno službeno potovanje, dolgotrajni začasni premestitev zaposlenih itd. Ti dokumenti so vpisani v revijo, imajo stalno oštevilčenje in črkovanje (najpogosteje "ls", "k"). Konec leta se takšna naročila sešijejo v eno mapo skupaj z dnevnikom registracije in predajo v arhiv.
4. korak
Naročila za počitnice (redna, brez plačila ipd.), Kratkoročna službena potovanja in transferji so sestavljena v ločeni datoteki, shranjena so 5 let. Oštevilčenju naročila se doda črka (na primer "o" ali koda oddelka).
Naročila za prevzem imajo enako obdobje shranjevanja. Priporočljivo pa je, da jih hranite ločeno, saj spremljajo jih analitična gradiva (pojasnila, zapisniki, obvestila in sklepi sindikalnega odbora itd.).
Po izteku obdobja shranjevanja se ta naročila uničijo.
5. korak
Priporočljivo je tudi, da promocijska naročila hranite ločeno (obdobje skladiščenja - 75 let). V ločenem primeru se vložijo ukazi za napredovanje lastnega podjetja in nadrejenega. Zadeva je vložena v arhiv, kot je oblikovana.
