Prej ali slej se vsak zaposleni postavi pred vprašanje: kako pravilno sestaviti poročilo o svojem delu. Vsako poročilo je pomembno orodje za zaposlenega in vodjo, s pomočjo te formalizirane vrste komunikacije vodja dobi informacije, ki jih potrebuje, ki jih mora analizirati in ovrednotiti dejavnosti zaposlenega.
Navodila
Korak 1
Najprej je treba določiti, kakšno vrsto poročila je treba sestaviti: enkratno ali delovno. Enkratna poročila se običajno sestavijo na podlagi rezultatov določenih dejavnosti, delavci pa vam omogočajo, da redno analizirate delo, ki ga opravi zaposleni (obseg in rezultat).
Periodična poročila so lahko: dnevna (lahko se uporabljajo za spremljanje pomembnih kratkoročnih projektov ali med preizkusno dobo zaposlenega), tedenska (najpogostejša), mesečna, četrtletna in pripravljena (ta vrsta poročil vsebuje veliko količino analitičnih informacij in je običajno na voljo višjemu vodstvu).
2. korak
Kako torej pravilno napisati poročilo o zaposlitvi?
Najprej se morate odločiti za čas poročila in v delovnem urniku načrtovati čas za njegovo pripravo. To je lahko majhen čas vsak dan ali določen čas, določen za sestavljanje celotnega poročila naenkrat, najpomembneje pa je, da ne zamujamo do roka.
3. korak
Najprej se odločite za končne cilje svojega dela. Vsebina poročila mora biti informativna, jasna in po možnosti jedrnata. Ne pozabite na "pravilo sedmih", ki pravi, da je naša zavest sposobna učinkovito asimilirati 7 elementov hkrati (+/- 2). V skladu s tem je zaželeno, da se v poročilu poudari natančno to število točk ali odsekov.
4. korak
Pomembno je, da se lahko osredotočite na rezultate svojih dejavnosti, opišete, katere naloge so bile opravljene, in ne zgolj naštevate izvedenih dejanj v določenem obdobju.
5. korak
Za večjo jasnost odgovor dodajte s tabelami, slikami in diagrami.
6. korak
Situacija je poenostavljena, če je vaše podjetje že razvilo obrazce za poročila (obrazce, tabele, ki jih je treba izpolniti s komentarji)
7. korak
Ni pomembno samo to, kar ste zapisali v poročilu, ampak tudi to, kako ste ga poslali. Tu se morate spomniti zlatega pravila: dnevna poročila se pošiljajo ob koncu delovnega dne in ne naslednje jutro. Tedensko - v petek zvečer, ne v ponedeljek zjutraj.
8. korak
Še nasvet: preden pošljete poročilo, ga preberite še enkrat, poskusite to storiti z očmi vašega vodstva. Kakšna vprašanja imate Morda je treba kaj dodati ali, nasprotno, čim bolj poenostaviti informacije.
