Če želite šefu napisati opombo, morate najprej najti prepričljiv razlog za dopis, katerega resničnost je po potrebi mogoče enostavno dokazati s pomočjo dokumentov, izkazov tretjih oseb, posnetkov na avdio ali video medijih. Nato morate pojasniti, komu bo poročilo namenjeno, izbrati določenega uradnika, pooblaščenega za reševanje konfliktnih situacij in spremljanje kršitev v skupini. Hkrati je priporočljivo poskrbeti, da ta uradnik iz osebnih razlogov ne sočustvuje s šefom, za katerega se pripravlja poročilo. V tem primeru je treba izbrati drugega uradnika, sicer bo učinek poročila nasproten pričakovanemu. Pomemben odtenek oddaje dopisa je odločitev o njegovi anonimnosti ali odprtem avtorstvu. Zadnji korak je, da sporočilo pošljete naslovniku in se prepričate, da je prebrano.
Potrebno
Poročilo na papirju ali v digitalni obliki, uradni dokazi o obtožbah iz poročila
Navodila
Korak 1
Anonimno poročilo načelniku brez predložitve dokazov o njegovi krivdi višji uradniki pogosto pustijo brez pozornosti, zato je za pravilno predložitev poročila treba imeti ne le natančne informacije o storjeni kršitvi, temveč tudi dokazi. Kot dokaz uporabite vse dokumente, tako papirne kot elektronske, fotografije, video in avdio posnetke. Pričevanja kolegov ne uporabljajte kot glavni dokaz, saj lahko ljudje pod pritiskom šefa zavrnejo pričevanje proti njemu.
2. korak
Analizirajte kadrovsko razpredelnico, da ugotovite, komu od starejših direktorjev se bo poročilo o tem šefu zdelo najbolj zanimivo. V velikih organizacijah to morda ni vodstvo, ampak na primer svet delničarjev ali nadzorna organizacija. V nekaterih primerih je za uspeh dopisa bolje izbrati več naslovnikov: vodjo oddelka, varnostno službo podjetja, kadrovsko službo in svet delničarjev.
3. korak
Preverite, ali imata šef in naslovnik poročila tesne, prijateljske ali intimne odnose, sicer obstaja nevarnost, da ne izgubite šefa, ampak službo.
4. korak
Razmislite in analizirajte, ali je koristno, da svojo prijavo oddate anonimno ali odprto. Anonimnost ponuja eno precej kontroverzno prednost: ščiti pred morebitnim maščevanjem šefa. Toda ne pozabite, da avtorja beležke ni tako težko najti. V primeru anonimnosti dopis morda preprosto ne pride do naslovnika. Na primer, tajnica jo bo preprosto vrgla ali izbrisala iz pošte kot neželeno pošto.
5. korak
Če je zapisnik odprt, bo to zagotovilo, da bo zagotovo prišlo do naslovnika. Ko oddate papirnato sporočilo, prosite uradnika ali njegovega tajnika, naj se podpiše na kopiji, da je bil dokument prejet. Pri oddaji dopisa v obliki e-pošte obvezno poudarite pomembnost pisma, prosite za potrdilo o branju in v zadevo pisma napišite, da sporočilo vsebuje informacije, ki so zelo pomembne za delovanje podjetje.
