Za take dokumente kot take ni splošno sprejete oblike, je pa zaželeno, da se upoštevajo splošne zahteve, ki izhajajo iz same logike poslovnega komuniciranja. Torej iz prvih vrstic katerega koli sporočila mora biti jasno, komu je naslovljeno, komu, o katerem vprašanju in kako stopiti v stik z avtorjem. Vse to bo poenostavilo obdelavo dokumenta in prenos lastništva. To pomeni, da bo povečalo možnosti za pozitiven odgovor.
Potrebno
- - Računalnik;
- - urejevalnik besedil;
- - tiskalnik ali e-pošta.
Navodila
Korak 1
Prva vrstica pisma mora vsebovati vsaj ime organizacije. V idealnem primeru bi to morala biti določena oseba z imenom in naslovom, ki pa načeloma ni potrebna. V kateri koli organizaciji bodo ugotovili, za čigavo pristojnost je vprašanje, za katero se prijavljate, in ga prenesli na koga naj bi.
Tudi če sporočilo naslavljate na prvo osebo, ni dejstvo, da ga bo nekdo prebral sam. Najverjetneje bo podpisal za podrejene.
2. korak
Navedite, kdo ste. Če se prijavljate v imenu organizacije, je najbolje, da uporabite pisemske glave, v podpisu pa navedite svoj položaj in polno ime. V primeru, da delujete kot zasebnik, bodo priimek, ime in zaimek v celoti in naslov dovolj. Za nujnejši stik lahko določite svojo telefonsko številko, e-poštni naslov in druge načine komunikacije.
3. korak
V naslovu vsebinskega dela vašega pisma navedite, kateremu tipu pripada: zahtevek za informacije (če zahtevate odgovor na določena vprašanja), pritožba, zahtevek ali pritožbeni dopis (velja, če gre za kršitev vaše pravice s strani predstavnikov organizacije, zlasti potrošnikov), ponudbe (vključno s komercialno ponudbo). Možna je tudi možnost "pritožba".
V spodnji vrstici je priporočljivo navesti temo pisma in na kratko oblikovati njegovo bistvo: kaj želite vprašati, čigava dejanja, zaposlene v kateri organizacijski enoti menite za nezakonite itd.
Ko pošiljate pismo po elektronski pošti, tudi v ta namen ne zanemarite polja »Zadeva«. Navsezadnje je od njegove vsebine odvisno, ali je pismo prebrano ali ubijeno.
4. korak
Povejte naslovniku, kaj točno vas je spodbudilo, da ste stopili v stik z njim. Če gre za incident, navedite vse njegove okoliščine: kakšne ukrepe, sprejete proti vam, štejete za nezakonite, katere določbe zakona po vašem mnenju nasprotujejo.
Če nekaj ponudite, formulirajte bistvo predloga in se osredotočite na koristi, ki jih bo naslovnik lahko sprejel, vaše prednosti, ki so za to pomembne.
Če prosite državno organizacijo za pojasnila, se je dovolj sklicevati na ustavo in zakon "O postopku za obravnavo pritožb državljanov Ruske federacije."
Na splošno ravnajte glede na okoliščine.
5. korak
Navedite bistvo tega, kar zahtevate (navsezadnje je to namen, za katerega je napisano vaše sporočilo): ukrepi, za katere pričakujete in menite, da zadostujejo za uresničitev vaših pravic, navedite vprašanja, na katera želite dobiti odgovor do itd.
Če je pismo povezano s konfliktno situacijo in je naslovljeno na krivca organizacije, ne bo odveč našteti ukrepov v primeru, da prejmete nemotivirano zavrnitev ali ignorirate pismo. Na primer vložitev tožbe in zahtevanje odškodnine za moralno škodo.
6. korak
Naročite se na koncu. Če se prijavljate kot zasebnik, zadostujeta podpis (v papirni obliki) in datum. Če bo kot predstavnik organizacije potrebna navedba položaja in priimka z začetnicami.
