Načrtovalci, sestanki in sestanki so sestavni del poteka dela. Njihova glavna naloga je skupno analizirati vse storitvene razmere. Udeleženci delovnih sestankov lahko in bi morali aktivno spregovoriti, razpravljati o podrobnostih in predlagati rešitve za težave. Da bo sestanek učinkovit, se mora gostitelj držati določenih pravil.
Potrebno
- - dnevni red;
- - pravila sestanka;
- - protokol sestanka.
Navodila
Korak 1
Spoznajte ključne znake učinkovitega sestanka. Malo jih je: 1. Sestanek ima določen namen; 2. Organizator je opravil vsa potrebna pripravljalna dela; 3. 3. sestanka se udeležijo le zainteresirani zaposleni, ki so neposredno povezani z obravnavano problematiko; 4. Razprava ne odstopa od glavne teme; 5. Kot rezultat srečanja so bili določeni takojšnji načrti in dana posebna navodila za zaposlene, vsa ta vprašanja pa bi moral osebno nadzorovati vodja, še posebej, če organizacija še ni oblikovala mehanizma za izvedbo učinkovitih sestankov.
2. korak
Oblikujte glavno temo srečanja. Za zaposlene bi moral biti ustrezen in razumljiv. Zelo pomembno je, da ima delovni sestanek določen cilj: razviti načrt dogodka, odobriti odločitev, predstaviti idejo itd. Na primer, ne bi smeli govoriti o svetovni gospodarski krizi, če bi imela vaša oglaševalska agencija manj strank. V tem primeru bi moral biti sestanek namenjen razširitvi nabora storitev in spremembi sistema popustov.
3. korak
Pripravite podroben dnevni red sestanka. V njem navedite glavno temo, vprašanja, o katerih se načrtuje razprava, imena govorcev, sestavo povabljenih, datum, čas in kraj dogodka. Vsaka točka dnevnega reda mora podrobno opisovati glavno temo sestanka in odražati nekatere njene vidike. Vprašanja lahko razvrstimo v skupine po načelu "od preprostih do zapletenih" ali po analitičnem vrstnem redu - "trenutno stanje - njegov izvor - možne rešitve."
4. korak
Na dnevni red priložite časovni načrt sestanka. V njem določite čas za slavnostne govornike, za informacije sogovornikov, za razjasnitev vprašanj in za razpravo. Sestavite urnike tudi za manjše servisne sestanke. Tako se boste sebe in zaposlene naučili ceniti delovni čas, upoštevati roke in jasno in natančno izražati misli.
5. korak
Vnaprej seznanite zaposlene z dnevnim redom. Pošljite ga po službeni e-pošti ali razdelite vsem, ki jih povabite na sestanek. Prosite vse, da se pripravijo na razpravo. Poudarite, kaj pričakujete od vsakega udeleženca predloga v okviru svojih pristojnosti.
6. korak
Začnite sestanek s svojim kratkim pogovorom. V 3-5 minutah povejte o razlogu, ki vas je spodbudil k organizaciji tega srečanja, in rezultatu, ki ga želite doseči. Nato udeležence seznanite z dnevnim redom in urnikom dela.
7. korak
Vodite razpravo. Vodi prijazno, a konstruktivno razpravo. Spodbudite vsakega udeleženca sestanka, da izrazi svoje mnenje, obrnite se na "tiho" z osebnimi vprašanji, ki zahtevajo podroben odgovor. Taktno, a odločno poskuša poskušati pogovor preusmeriti stran od glavne teme. Povzemite vmesne seštevke za vsako vprašanje.
8. korak
Na koncu sestanka še enkrat izrazite odločitve in napotke zaposlenim. Prepričajte se, da vsi udeleženci razumejo svoje naloge in se spomnijo svojih rokov. V protokol zapišite pomembne točke. Kopijo pošljite strokovnjakom, odgovornim za izvrševanje naročil, pa tudi zaposlenim, ki sodelujejo pri izvajanju sprejetih odločitev.
