Analitična opomba je posebna vrsta servisne dokumentacije. Njegov glavni cilj je vodjo opozoriti na določeno težavo. Vsebuje predloge za premagovanje kriznih razmer, našteva glavne smeri in faze dejavnosti. Opombe o politiki ne smemo zamenjati z analitičnim poročilom. Prvi opisuje možnosti za razvoj dogodkov, drugi ocenjuje rezultate sprejetih ukrepov. Vsaka organizacija ima svoje zahteve za pripravo internih dokumentov. Katera koli analitična opomba vsebuje take dele, kot so uvod, glavni del, sklep, dodatki.
Navodila
Korak 1
Uvod
V tem delu pravilnika morate opozoriti na pomembnost težave, s katero se obrnete na svojega upravnika. Jasno navedite razloge za zaskrbljenost in ocenite škodo, ki jo je prejela organizacija. Naštejte vire informacij in analitske metode, ki ste jih uporabili. Določite roke za rešitev problema.
Recimo na primer, da ste vodja oglaševalskega prostora za revijo. V zadnjih treh mesecih se je obseg prodanega oglaševanja postopoma zmanjševal, čeprav vaši zaposleni pridno delajo. Razumete, kaj je razlog, vendar situacije ne morete rešiti sami.
V uvodu analitične opombe zapišite, da ste ugotovili zmanjšanje prodaje, izvedli analizo stanja (preverili načrte in poročila oddelka, se pogovorili z vsakim zaposlenim, organizirali interni sestanek), izdelali konkretne ideje, ki pošljete upravitelju v odobritev.
2. korak
Glavni del
Tu morate čim bolj podrobno preučiti vse vidike problema in predlagati rešitev za vsakega od njih.
Pododdelke v besedilu označite s številom stavkov in jih na kratko, a jasno. V vsakem najprej navedite negativno stran, nato dejansko bistvo sprememb, pa tudi ocenjene materialne in tehnične stroške ter razporeditev odgovornosti med zaposlenimi.
Razporedite stavke v padajočem zaporedju po pomembnosti ali v kronološkem vrstnem redu.
Navedite čim več podrobnosti. To vam bo pokazalo visoko stopnjo lastništva nad situacijo in izdelavo problema. Navedite argumente in podporne izračune. Tu se lahko sklicujete tudi na pozitivne izkušnje, znane na tem področju.
Za povečanje objektivnosti analitičnega zapiska navedite podatke (informacije, informacije), pridobljene iz drugih strukturnih oddelkov organizacije.
V zgornjem primeru lahko glavni del Brief Policy vsebuje predlog za novo temo z naslovom »Gospodinjski aparati«. Za to kategorijo bodo našli oglaševalce za daljše obdobje. Načrtovano je vključevanje lastnih novinarjev v ustvarjanje oglaševalskih in informativnih besedil.
Lahko se tudi predlaga, da se službeni avto zaposlenim v oddelku dodeli za obisk oddaljenih pisarn strank, kar bo zmanjšalo izgubo delovnega časa in potne stroške. To tezo je treba potrditi z izračuni, pridobljenimi v računovodstvu.
3. korak
Zaključek
Navedite glavne ugotovitve za vsak pododdelek glavnega dela. Vendar se poskušajte izogniti neposrednim ponovitvam glavnega besedila. Hkrati pazite, da se stavki, ki niso navedeni v glavnem delu, nenadoma pojavijo v besedilu sklepa.
Bodite jedrnati, a prepričljivi. En zaključek ne more biti v nasprotju z drugim. In vsi bi morali biti logični in vsebovati pozitivno napoved za bližnjo prihodnost.
Zadnji del že obravnavanega primera bo vseboval sklep o vplivu nove kategorije na povečanje prodaje oglaševanja. Številke napovedi so lahko videti tako: načrtovano je privabiti 5 oglaševalcev za obdobje 6 mesecev s proračunom 50 tisoč rubljev.
4. korak
Aplikacije
Dodatni materiali, zbrani v posebnem oddelku, bodo povečali zanesljivost vaših izjav, ponazarjajo podane informacije. V aplikacijo lahko vstavite tabele, grafe, diagrame in drugo vizualno gradivo.
