Zbrani delavec bo vedno cenjen višje od tistega, ki se vedno mudi, vendar ne more ničesar slediti. Naučiti se pravilno razporediti svoj čas je dovolj težko. Ta naloga zahteva osebno disciplino in sposobnost, da naredimo tisto, kar je potrebno, ne pa tisto, kar človek želi. Pozitiven učinek zbiranja pa je veliko več, kot se zdi na prvi pogled.
Ne glede na naravo dela se praviloma vse naloge zaposlenega delijo na kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne. Takojšnje naloge zahtevajo dokončanje v nekaj urah in do enega delovnega dne. Daljši načrti se raztezajo na tedne, dolgoročni razvoj pa je cilj mesečne, četrtletne in letne pogostosti.
Najboljši način za hiter prehod na načrtovani urnik dela je sestaviti seznam ciljev in jih razdeliti po nujnosti. Najboljša možnost za ustvarjanje takega registra je običajna tabela. Vsak dan je treba posodobiti naloge iz prvega stolpca, kjer se vnašajo nujne zadeve. Čez dan je treba za proučevanje tabele določiti tri obdobja, tako da nobena naloga, ne glede na obdobje njene izvedbe, ne pade izpred oči. Ne smemo pozabiti, da se bodo naloge obetajočega pomena za eno leto prej ali slej premaknile v prvi stolpec, zato se je treba pripraviti na njihovo izvajanje.
Načrtovanje je močno odvisno od samodiscipline. V prvi polovici dneva je zaznati največji porast produktivnosti. Še posebej pomembno je, da si določite čas od 10. ure do kosila. V to časovno obdobje je treba vključiti primere, ki veljajo za najbolj mukotrpne ali najbolj neprijetne. Takšnih nalog ne bi smeli prelagati na popoldan; bolje je, da ta čas namenite najbolj prijetnim ciljem. Pomembno je, da naloge, opravljene med delovnim dnem, spadajo v vse kategorije pogostosti - nujne, srednjeročne in dolgoročne.
Pogosto se zgodi, da hiter in nepredvidljiv potek dela vodi v potrebo po prilagoditvi delovnega procesa čez dan. Temu se ne bi smeli izogniti, naloge bi morali le racionalno nadomeščati med seboj. Mimogrede, če je na dnevnem redu pomembno delo, ki ga je treba zaključiti pred koncem dneva, in vas produkcijska potreba prisili, da se udeležite večurnega sestanka, potem je treba storiti vse, da zavrnete sodelovanje na prireditvi. Seveda so sestanki kot oblika interakcije z ekipo izjemno pomembni, vendar mora biti na prvem mestu delo, ki zahteva takojšnjo izvedbo.
Še ena pomembna točka za poznavalce lastnega časa - če želite vedno imeti čas za vse, morate čim manj pozornosti nameniti stvarem, ki dobesedno "kradejo" dragocene minute. To je lahko abstrakten pogovor z zaposlenimi ali pretirana ustrežljivost v zvezi s kolegi, ki nenehno prosijo za kakšno pomoč. Specialist, ki zna načrtovati svoj čas, še posebej ceni vsako delovno minuto in ve, da je osebni ugled in dosežki podjetja odvisen od učinkovitosti njegovih dejavnosti.
