Z uporabo nekaj preprostih načel vljudne in korektne komunikacije z zaposlenimi, predstavniki organizacij in uradniki boste zlahka dosegli svoj cilj in prejeli visokokakovostne in hitre storitve.
Zdaj vsak upravitelj poskuša vzdrževati politiko visokokakovostne komunikacije med svojimi zaposlenimi in njihovimi strankami, pa naj bo to komercialna organizacija ali vlada, vendar ta prizadevanja ne dajejo vedno želenega rezultata. Zgodi se, da se s potrošnikom ravna povprečno, malomarno in včasih nesramno. Toda mi kot potrošniki lahko to preprečimo in v komunikaciji vedno dobimo le visokokakovostne storitve in dobre storitve.
Prvo in najpomembnejše pravilo je biti vljuden in nagovarjati ljudi v tonu, kot želite, da pridejo do vas.
Zato morate nagovoriti "vi" v izjemno spoštljivem tonu. In če ste prepričani vase in se iskreno nasmehnete, se vam bodo odprla vsa vrata.
Tu sta pomembni ravno samozavest in iskrenost, saj kot ne nasmehnite se, tisti okoli vas čutijo vaše notranje razpoloženje.
Drugič: zapomnite si ali bolje zapišite imena in položaje zaposlenih, s katerimi boste dolgotrajno komunicirali, več kot 1 minuto.
Isto pravilo velja za telefonske pogovore, če vas pokličejo, imate pravico, da pogovora ne nadaljujete, dokler ne poznate imena sogovornika in njegovega položaja.
To pravilo vam bo veliko olajšalo življenje, če vam to postane navada. Ker ko boste uničili svoje razpoloženje in odložili slušalko, boste zelo težko izvedeli podatke sogovornika, saj je v klicnih centrih veliko zaposlenih in je težko ugotoviti, s kom ste se pogovarjali.
Zakaj je pomembno, da vedno ugotovimo položaj sogovornika?
Najprej razumete, s kakšnim činom imate opravka.
Drugič, zmanjša željo nasprotnika do neformalnega tona in besednih zvez.
Ko se predstavite, se predstavite nazaj, medsebojna vljudnost je dobra.
V primerih, ko nekoga pokličete ali najprej začnete neposreden dialog, se je priporočljivo najprej predstaviti in nato razjasniti podrobnosti sogovornika.
Če nagovarjate uslužbenca, ki ima na prsih značko, ne bodite leni, da bi prebrali njegovo ime in osebo nagovorili po imenu, v tem primeru je najbolje, da pritožbo začnete tako:
- Pozdravljeni Ivan Ivanovič, jaz sem Vasilij Petrovič…. Čakamo na povratni pozdrav in šele po tem začnemo vlagati svoje težave, zahteve ali zahteve. S tem začetkom pogovora bo v 98 primerih od sto komunikacija prijetna.
Zaradi okoliščin se to vedno ne izide in če ste že začeli dialog in ne poznate imena nasprotnika in vam njegov ton ne ustreza, je čas, da razjasnite, s kom imate opravka ime in položaj. Če ste te informacije prejeli brez prepiranja, se predstavite v odgovor in se nasmehnite ter nadaljujte dialog z imenom sogovornika, bo to pomagalo razbremeniti naraščajočo napetost in ga postaviti proti vam. Ker za vsakega človeka ni nič bolj prijetnega kot zvok njegovega imena in ker ste ga naredili prijetnega, bo tudi v prihodnosti z vami komuniciral v prijetnem tonu, razen če je seveda to kakšna lupina, žal obstajajo dovolj psiho v naši družbi. "Nismo vsi nori, a vsi nori." In pri nas ni nenavadno, da zlo sabotira, na primer, kupca.
Če se vam uslužbenec ne želi predstaviti, ne vztrajajte, se obrnite na katerega od njegovih kolegov, verjetno vam bo povedal njegovo ime, če pa jih v bližini ni, se spomnite številke pisarne, oken in časa vašega stika.
V primeru, da niste imeli časa, da bi si "odprli usta", pa ste že bili nesramni, potem ne odgovorite nesramnosti na nesramnost. Konec koncev, ko pes laja na vas, ne pridete na vse štiri in nanj ne lajate nazaj. Vzemimo tudi to situacijo.
Taktika vzajemne nesramnosti bo najverjetneje pripeljala do novega kroga konfliktov: Beseda za besedo je že škandal in provokator bo iz njega prišel praviloma radosten in zmagovit, vi pa ponižani in izčrpani. Zato se ne spustite na raven svinja.
Jasno razumejte eno stvar: nesramnost ni znak moči, temveč znak šibkosti.
Samodejni reakciji se lahko izognete tako, da v tem trenutku počasi preštejete do 10. In nato vprašajte ime in položaj poredne osebe. Nasprotnik se bo poskušal umakniti odgovoru, zavedajoč se, da se vonj ocvrtega ne igra z njim. Vprašajte za knjigo pritožb ali kontaktne podatke prednostno višjega vodje.
Bolje je preprečiti nesramnost kot provocirati, kajti včasih smo, ne da bi se tega zavedali, pobudniki takega odnosa do nas. Ker je pogostost, s katero ste nesramni, odvisna samo od enega kazalnika - vašega notranjega in zunanjega stanja, z drugimi besedami, od samozavesti.
Če imate takšen občutek zase in takšno samopodobo, da se lahko zoprite, potem bodo zagotovo obstajali lovci. In obratno, če gre s tvojo samopodobo vse v redu, greš skozi življenje samostojno in z občutkom lastnega dostojanstva, potem bodo do tebe nesramni, previdni.
Vsak dan morate začeti z izgradnjo zdrave samozavesti in krepitvijo duševnega / čustvenega in fizičnega stanja.
Ko ste prejeli visokokakovostno storitev, ste z vami komunicirali vljudno in spoštljivo, ne bodite leni in pustite pozitivne povratne informacije o dobrem zaposlenem, to bo imelo več pozitivnih učinkov.
Prvič: zapomnili vas bodo in z nadaljnjimi klici bodo poskušali ohraniti nastavljeni ton komunikacije z vami.
Drugič: Pohvala bo razveselila vašega sogovornika in postala spodbuda za ohranjanje podobnega načina komunikacije z vsemi sogovorniki, med katerimi so lahko tudi vaši prijatelji, sosedje ali otroci.
Dobro se vedno vrne tistim, ki ga dajo.
