Razporejanje in organiziranje delovnega časa je pomemben sestavni del učinkovitega dela v katerem koli položaju. V primeru vodstvenega položaja se pomen predhodnega načrtovanja še poveča, zato je treba k temu vprašanju pristopiti zelo previdno.
Navodila
Korak 1
Vodja lahko sam načrtuje svoj čas ali to funkcijo v celoti ali delno prenese na pomočnika tajnika. Vsekakor ni mogoče brez interakcije s tajnico, saj je on tisti, ki pripravlja in organizira sestanke, gradiva za sestanke in sprejema dohodne klice. Poleg tega tajnik običajno v glavi hrani vse njemu znane načrte in jih poskuša razporediti glede na delovni čas, zato je zelo pomembno, da sekretarja takoj obvestite o spremembah njegovih načrtov.
2. korak
Ne smete pa se zanašati samo na tajnico, pomembno je, da se naučite, kako si razporediti čas tako, da imate čas, da opravite vse načrtovano. Dober način za to je, da analizirate vsako uro, ki je pretekla, in natančno ugotovite, kaj je bilo narejeno in kako dolgo je trajalo. Prav tako si morate kot vodja izpostaviti glavne svetovne naloge in večino svojega delovnega časa posvetiti njihovi rešitvi. Vsekakor je treba najprej rešiti najpomembnejše naloge, saj je znano, da se 80% trenutnih nalog reši v prvih 20% delovnega dne, preostali čas pa porabi le za 20% dela.
3. korak
Ne dovolite, da naključni dogodki prečkajo vaš urnik. Bolje je, da jim v načrtu določite nekaj časa vnaprej, tako boste imeli večjo verjetnost, da boste imeli čas za dokončanje glavnih nalog. Pri načrtovanju sestankov, dogodkov, sestankov, konferenc nadaljujte v realnem času, ki ga potrebujejo, pri čemer upoštevajte priprave, predhodno seznanitev z materiali, spontane razprave in vprašanja. Poskusite takšne dogodke razporediti pravočasno, tako da začetek naslednjega sestanka ne bo nasproti koncu prejšnjega, saj boste v tem primeru pogosto prisiljeni bodisi zamujati bodisi zmečkati finale.
4. korak
Naloge tajnika pogosto vključujejo predhodno načrtovanje dneva in tedna ob upoštevanju prejetih klicev, ponudb in vabil. Ob koncu delovnega dne je priporočljivo, da se s tajnico pogovorite o njegovi zamisli o vašem urniku in ga prilagodite. Še bolje je to narediti popoldan, tako da ima tajnica možnost spreminjati, klicati s predlogom za preložitev tega ali onega dogodka. Nenehni stiki s tajnikom bi morali postati navada, saj je njegov urnik neposredno odvisen od vašega, mnogi dogodki pa zahtevajo predhodne priprave z njegove strani.
5. korak
Analizirajte pretekle delovne dni z vidika učinkovite razporeditve svojega časa. Morda boste videli rešitve, ki vam bodo omogočile narediti več, na primer organizirati več sestankov na istem območju ali kombinirati nekatere dogodke. V dnevnik si zapisujte pretekle in načrtovane dogodke.
