Izvleček iz protokola je nepogrešljiv atribut poteka dela katere koli organizacije. Izvleček mora imeti pravno veljavo, podobno originalnemu dokumentu, vsebovati vse potrebne podrobnosti. Pri pripravi ustreznih dokumentov je treba biti pozoren na podrobnosti.
Zahteve za izvedbo izpiskov iz zapisnika so praviloma določene v vsakem podjetju v skladu z internimi pravili poslovnega prometa. Vendar obstajajo splošno sprejete norme, kako naj bo ta dokument sestavljen.
Izvleček iz zapisnika je natančna kopija besedila izvirnega dokumenta o določeni zadevi. Tako mora izvleček iz zapisnika seje vsebovati ime organa upravljanja, katerega seja je bila zabeležena. Ti podatki so praviloma navedeni v naslovu dokumenta. Tu se vrsta dokumenta "Protokol" spremeni v "Izvleček iz protokola". V nekaterih primerih je napis "Izjava" podan v zgornjem desnem kotu dokumenta.
Poleg tega mora izvleček iz protokola, da se ohrani pravna moč izvirnika, vsebovati podatke:
- datum, kraj in čas sestanka;
- informacije o prisotnosti sklepčnosti za sprejemanje odločitev;
- informacije o osebi, ki opravlja funkcije predsedujočega;
- informacije o osebi, ki opravlja naloge tajnice.
Dnevni red seje je omejen na določeno vprašanje, za katero se pripravlja izvleček. Prav tako so iz dokumenta izločeni vsi fragmenti, povezani z razpravo o tujih vprašanjih.
Obravnava vprašanja na dnevnem redu, o katerem se pripravlja izvleček, je podana natančno s serijsko številko, besedilom, potekom razprave in sprejetimi odločitvami.
Na koncu izpisek podpiše predsedujoči in potrdi pečat. Nato sledi rekvizit, ki potrjuje verodostojnost "Izjava je pravilna" ("Pravilno"), in da se podpiše tajniški podpis z dešifriranjem.
Izvleček iz zapisnika je oštevilčen, šivan in overjen s pečatom in podpisom pooblaščene osebe.
