V natrpanem delovnem urniku je težko določiti čas ne samo za kosilo, ampak tudi za petminutni predah. Delo v sili ne vodi le do fizične utrujenosti. Narašča psihološko nelagodje, ki lahko povzroči depresijo. Zato je treba kompetentno organizirati delovni dan, da lahko opravljamo naloge brez pretiranih naporov.
Matrica upravljanja časa - kako jo zgraditi
Najbolj priljubljeno sredstvo za optimizacijo delovnega časa je Eisenhowerjeva matrica. To je prva stvar, ki se jo naučijo nadoknaditi na treningih upravljanja časa. V preprosti tabeli s štirimi celicami so naloge zapisane, razdeljene po prednostnih nalogah. V zgornjem levem kvadratu - nujno in pomembno. Sem spada reševanje akutnih kriznih delovnih trenutkov, nujnih nalog, projektov, katerih roki se bližajo. Zgoraj desno - pomembne, a ne tako nujne zadeve. To je načrtovanje novih projektov, vrednotenje učinkovitosti dokončanih, trenutnih vsakdanjih nalog, prepoznavanje novih področij dejavnosti. Spodnja leva celica - naloge, ki so manj pomembne, a nujne. Sem spadajo telefonski pogovori, nekateri sestanki, obravnava nujnih gradiv, družabne dejavnosti. In zadnja, spodnja desna celica - zadeve niso pomembne in niso nujne. To je rutinsko delo, nekaj klicev, zabava.
Za najučinkovitejši delovni dan se šteje tisti, v katerem je zgornji desni kvadrat maksimalno zapolnjen - z zadevami, ki so pomembne, a ne nujne. To pomeni, da je čas za dokončanje vseh dodeljenih nalog, vse poteka po načrtih, izredne razmere niso predvidene. Če je zgornji levi kvadrat poln, to pomeni, da so bile številne naloge prestavljene "za pozneje", zdaj pa morate očistiti nakopičen kup nujnih in zelo pomembnih zadev. Hkrati se kopičijo stvari, ki so pomembne, a ne nujne, kar je tudi treba storiti, vendar za to ni časa. In po zaključku izrednih razmer se oblikuje naslednja zaradi dejstva, da so se nekdanji ne nujni primeri že zdavnaj približali rokom za njihovo izvedbo.
Da bi preprečili tak razvoj dogodkov, je treba Eisenhowerjevo matrico sestavljati redno, in ne le delovni dan. Najučinkovitejši menedžerji to počnejo večkrat. Konec meseca - naslednji, razdeljevanje glavnih nalog celicam. Konec tedna - naslednji, raztresenje trenutnega dela po kvadratih in prilagoditve. In pred koncem delovnega dne - naslednjega, priprava načrta osnovnih zadev. Takšna razporeditev odgovornosti bo trajala od pet do deset minut in vam bo omogočila, da si ne boste zlomili možganov, kaj najprej storiti in katere - kasneje.
Stalno krčenje - kaj storiti?
Če se stvari kopičijo in kopičijo, osem ur delavca pa ni dovolj za opravljanje vseh nalog, je vredno razmisliti o prenosu pooblastil. Morda je zastavljenih preveč nalog, ki se jih en zaposleni ne more spoprijeti. To situacijo je vredno pojasniti vodstvu. Če želite to narediti, morate sestaviti seznam opravil s podpostavkami - kaj morate storiti, da dokončate nalogo. Še bolje, razporedite porabljeni čas. To bo šefu jasno pokazalo, da je nerealno obvladati celoten obseg dela ene osebe. V tem primeru je mogoče del nalog odstraniti iz upravitelja in prenesti na drugega zaposlenega.
