Zjutraj si moral hitro končati včerajšnje delo. Načelnik je preveril in v zadnjem trenutku prosil, da nekaj popravi. Potem so bila pomembna pogajanja s stranko, druga polovica dneva pa je na splošno potekala v neskončnih telefonskih klicih in teka, naokrog je bilo treba celo zamudo. Zjutraj porabite 10 minut za sestavljanje delovnega načrta za ta dan in vse bo postalo lažje!
Navodila
Korak 1
Začnite s splošnimi prednostnimi nalogami. Zagotovo imate bolj in manj nujne projekte. Tudi vaše izkušnje vam verjetno lahko povedo, kateri izmed projektov so najbolj zamudni in dolgotrajni ter katere je mogoče izvesti dovolj hitro. Seveda poudarite prve. So najpomembnejši.
2. korak
Delo na katerem koli projektu praviloma poteka po določenem algoritmu in je sestavljeno iz korakov. Lepo bi bilo predpisati takšen algoritem po korakih, vsaj približno, ko se pojavi vsak nov projekt.
Recimo:
1. pripravite seznam dokumentov, ki jih je treba zahtevati od stranke.
2. zahtevajte dokumente od stranke.
3. analizirati dokumente.
4. organizirati novo srečanje in razpravljati o težavah in rešitvah.
5. pripravite sklep.
Seveda lahko traja več kot en dan. Skladno s tem je treba tak korak razčleniti na manjše enote. Prav tako jih je treba vključiti v dnevni načrt. Na splošno mora biti vaš načrt čim bolj natančen, brez postavk, kot je "končno se spoprijeti s projektom NN".
3. korak
Poudarite pomembne in nujne zadeve. Pomembno ni vedno nujno in obratno. Takšen izbor bo pomagal natančneje določiti čas, porabljen za posamezno postavko vašega načrta, in interval, v katerem ga boste izvedli (takoj, pred kosilom, pozno popoldan itd.).
4. korak
Očitno je najbolje, da začnete s stvarmi, ki so za vas tako nujne kot pomembne. Na primer neka kritična situacija, "goreči" red. Potem je vredno preiti na zgolj pomembne zadeve - razvoj novega koncepta in razvoj osnutka sporazuma. To ni več rešitev določenih problemov, ampak modeliranje situacije, dolgoročno načrtovanje, torej vse, kar bo v prihodnosti prineslo pomembne rezultate. Običajno si vzamejo večino časa, kar je dobro!
5. korak
Kar zadeva nujne ali nenujne, a ne pomembne zadeve, naj ostanejo "za kasneje", čeprav se to glede na tisto, kar se zdi nujno, sliši nenavadno. Če je zadeva nujna, naj bo to čim prej, vendar ne v škodo pomembnejših zadev. Kot kaže praksa, veliko časa namenimo nečemu, za kar se zdi, da je potreben hiter odziv (na primer dopisovanje), vendar na splošno ni pomembno.
6. korak
Seveda se razmere okoli nas nenehno spreminjajo in svojemu načrtu ne moremo vedno slediti. Vendar že samo dejstvo vsakodnevnega načrtovanja pomaga oblikovati vprašanja, ki so za nas pomembna, in določiti prioritete. Poleg tega, če imate načrt, zmanjšate možnost, da v vrvežu pozabite na kakršen koli posel.
