Komercialna ponudba, opis storitev in priložnosti za sodelovanje ostajajo priljubljeno oglaševalsko orodje pri komunikaciji s potencialnimi partnerji. Sodelovanje z enim podjetjem pomeni zavrnitev za vse ostale - in pomembno je, da pismo pravilno napišete, da ne izgubite obetavnih stikov
Zakaj je ponudba zavrnjena?
Komercialna ponudba je praviloma prva faza pogajanj: naročnik se še ni odločil, s kom bo sodeloval, dobavitelji ali izvajalci čakajo na njegovo odločitev in skušajo pritegniti pozornost nase. Komercialnih ponudb je poslanih na desetine - to je priložnost, da se pokažete v najboljši luči, opišete vse svoje zmožnosti in ustvarite dober vtis na potencialnega partnerja. Takoj po odločitvi se vsi prejeti predlogi pošljejo v mapo z morebitnimi stiki, če boste morali zamenjati izvajalca - in v tem primeru je pomembno, da pravilno sestavite zavrnilno pismo, hkrati pa ohranite možnost ponovitve stik.
Etika zavrnitve
V pismu z zavrnitvijo je pomembno pokazati spoštovanje do sogovornika - njegov predlog je bil vreden, čas je razpravljal o podrobnostih, čeprav ni bil okronan s sklenitvijo dogovora, in od vas pričakuje odločitev, tudi negativno.
Zavrnitev je podana na pisemskem listu podjetja v elektronski ali papirni obliki, odvisno od situacije. Standardi poslovnega komuniciranja zahtevajo, da je določena zadeva nevtralna, brez negativnega - primerni so stavki »Odgovor na vaš predlog«, »O sodelovanju«, »O delu«. Izberite temo, ki jo je naslovnik uporabil v svojem pismu. Neželeno je uporabljati teme samodejnega odziva za e-poštna sporočila, na primer »RE: Komercialna ponudba«, tako da naslovnika ne bi čutili nepazljivosti.
V nagovarjanju sogovornika za tovrstna pisma ni nič novega - priporočljivo je, da ime in zaščitnik, če jih poznate, uporabite z dodatkom besede "Dragi". Na koncu pritožbe se postavi klicaj ali vejica, odvisno od standardov oblikovanja pisem vašega podjetja. Drug pomemben element pisne zavrnitve je povezava do ponudbe, ki je prišla do vas in katere v resnici zavrnete. Povezavo je bolje vstaviti na začetek pisma, takoj za zahtevo - "V odgovor na vašo zahtevo z dne 8.6.12 …", "Na komercialno ponudbo od 9. maja …".
Nujno je izraziti obžalovanje zaradi zavrnitve. Če so bili pismu priloženi dokumenti ali informativni materiali s komercialno ponudbo, navedite, da ste jih prejeli in se z njimi seznanili - na primer: »Hvala za podrobno predstavitev, naši strokovnjaki so prebrali navedene informacije, žal pa smo so prisiljeni zavrniti vaše storitve . Ne pozabite navesti razloga za zavrnitev, če ste za to pooblaščeni - na primer, če ponudba ne ustreza pogojem ponudbe. Izbira ugodnejše ponudbe kot razloga za zavrnitev se tradicionalno ne izrazi.
