Pravilno shranjevanje dokumentacije se bo izognilo težavam pri iskanju pravih pogodb. Potem ko boste nekaj časa porabili za vložitev vrednostnih papirjev, boste prepričani, da bodo tisti, ki so potrebni, vedno pri roki na varnem.
Navodila
Korak 1
Če želite enostavno najti dokument, ki ga potrebujete, naredite knjigo računov. Dajte pogodbi številko in jo vnesite v ta zvezek. Poleg serijske številke zapišite datum sklenitve pogodbe. Vrstica v reviji naj bo videti takole: 1. Pogodba št. 987DL z dne 23.03.2010. Poleg tega v opombah navedite bistvo pogodbe, če to zahteva poslovni slog arhiviranja.
2. korak
Za vsako pravno osebo, če jih je v organizaciji več, ustvarite svoj register dokumentov. Za njihovo označevanje uporabite običajne simbole. Na primer, vnesite pogodbe LLC "Funny Pictures" kot 987ВК. In pogodbe OJSC "Murzilka" označujejo 987M. Številke dodelite strogo, da ne pride do zmede.
3. korak
Pogodbo vložite v mapo šele potem, ko je šla skozi vse faze odobritve, jo podpisali generalni direktorji obeh strani in so bili vsi pečati. Za zaščito dokumentov izberite trde platnice. Ustvarite ločeno mapo za vsako pravno osebo.
4. korak
Če želite v vezavo vstaviti pogodbo, previdno odstranite sponko za papir, ki povezuje liste. Z luknjačem luknjajte nove luknje. Vstavite dokument v mapo in ga pritrdite s kovinskimi viticami. Ločite eno pogodbo od druge s praznim listom A4.
5. korak
Obstaja še en način za arhiviranje dokumentov. Nakup nabora preglednih datotek. Vsako pogodbo položite v ločen ovitek in jo pritrdite v mapo.
6. korak
V eno mapo ne vstavljajte preveč pogodb - listi se lahko nagubajo. Vezivo se mora enostavno zapreti, da papir ne pokuka ven.
7. korak
Na stojalu ločite ločeno polico za shranjevanje map z dokumenti. Na koncu fascikla navedite leto in pravno osebo, za katero so sestavljene pogodbe. Tako lahko po potrebi hitro najdete pogodbe, ki jih potrebujete.
8. korak
Mape z dokumenti, sklenjenimi pred tremi do štirimi leti, ni treba hraniti. Dajte jih v tesne kartonske škatle, podpišite leto in pravno osebo, ki je lastnica pogodbe. Pošljite pakete v skladišče. Poiščite suho skladišče. Vlaga lahko uniči vrednostne papirje.
