Nujno potrebujete dokument, a se ne spomnite, kam ste ga dali? V uredniško življenje vnesite red, vse razporedite v oštevilčene mape - to vam bo olajšalo delo.
V časopisih smo uredili stvari
Če je dokumentov malo in se nanašajo na eno področje uporabe, jih je treba vse pospraviti na eno mesto, po možnosti v mapo. Toda ena mapa praviloma ni dovolj, bi jih moralo biti več. Na primer mapa z osnovnimi dokumenti podjetja, za pisma, pogodbe z dobavitelji itd.
Z razširitvijo podjetja se število map poveča. Zanje morda ne potrebujete ene, temveč več polic. Nato se pojavijo zaposleni, ki bodo imeli svoj tok dokumentov in mape. To pomeni, da je prvo pravilo razporeditve dokumentov v tematske mape, ki naj bodo na polici.
Zdaj industrija proizvaja vodoravne in navpične pladnje. So zelo praktični, zavzamejo malo prostora, se dobro prilegajo mizi in omogočajo pri roki vse osnovne in pogosto uporabljene dokumente, ne da bi morali kupovati novo pohištvo.
Register
Če je dokumentov veliko, lahko zanje ali več ustvarite poseben register (dnevnik registra). Na primer dnevniki vhodne in odhodne dokumentacije. Vsebujejo datum registracije in številko dohodnega (odhodnega) dokumenta, njegovo kratko vsebino in / ali ime in kje je dokument poslan (kateremu oddelku, kateremu uradniku je bil izročen, v katero mapo je postavljen itd.)).
Če je v delu ali vseh mapah veliko dokumentov in veliko podobnih map (v smislu), boste morda potrebovali register dokumentov v vsaki mapi, to je njihov seznam, ki je ugnezden ali nekako pritrjen v sredino mape. Vsakemu dokumentu lahko dodelite številko (če je prej ni bilo) ali pa svojo. Potem vam ne bo treba prelistati vseh dokumentov, ampak si oglejte njihov seznam in nato vnesite potrebno številko.
Dokumente položite v ustrezne mape, pladnje in police, jih pravočasno zaženite in vse boste našli hitro in enostavno.
Vzdrževanje urejenega delovnega mesta
Delovno mesto mora biti urejeno. Poskusite mizo čistiti vsak dan ali vsaj enkrat na nekaj dni. Potrebne dokumente lahko pustite na mizi, ostale pa položite v mape, na pladnje in police, in če ste jih vzeli od nekoga, jih nato vrnite. Samo če ga podate, je bolje, da se dobro zapomnite, kdo ali celo zapišete.
In končno. Osebo, katere dokumenti so vedno na mestu, jo zlahka najdejo in pravočasno pripeljejo, vedno v dobrem stanju z oblastmi. To vam želimo od vsega srca.
