Različne institucije so razvile lastne zahteve za oblikovanje besedila, vendar obstajajo osnovna pravila, ki so skupna vsem. Uporabljajo se v izobraževalnih ustanovah pri pisanju diplomskih in drugih del ter pri sestavljanju uradnih dokumentov.
V uradnih dokumentih je bolje uporabiti standardno vrsto in velikost pisave (Times New Roman ali Arial, velikost - 14).
Prostori se zdijo nepomembni, če pa so na pravih mestih, je besedilo videti lepše in pomen je bolj jasen. Ne uporabljajte presledkov pred pikami, vejicami in drugimi ločili. Zagotovo pa bodo postavljeni za njimi.
S presledkom ločite številko od katere koli merske enote, naj bo tona, centimeter, znak odstotka (%) ali znak stopinje.
Črtica in vezaj se pogosto zamenjata. Torej je vezaj (kratek znak, minus) postavljen med dve številki (na primer 2-3), pa tudi pri ločevanju delov besede (zaradi katerega koli). Razmiki med znakom in vezajem se nikoli ne uporabljajo.
Med besedami v stavku je na primer pomišljaj (dolg), na primer pred ali namesto besede "to". Črtica je od besed ločena s presledki.
Obstajajo pogoste besedne okrajšave, kot so cm, km, kg itd. Pik za njimi seveda ni treba postaviti, če to ni konec stavka.
Robovi na levi strani vseh dokumentov bi morali biti večji od ostalih, ker so na levi strani dokumenti shranjeni v mapo.
Rdeča črta zamik in vezaj nista vedno potrebna, vendar bo z njimi besedilo videti lepše in bolj urejeno, v njem je lažje krmariti.
Naslove je bolje nastaviti v krepkih ali velikih tiskanih črkah, s čimer bo dokument tudi privlačen.
