Registracija dokumentov je postopek, ki se izraža v določanju poverilnic o določenem dokumentu, ko je poslan, prejet in ustvarjen. Trenutno se uporabljajo revije, kartice in avtomatizirane oblike registracije dokumentov.
Notranja registracija dokumentov je sestavni del dejavnosti katerega koli državnega ali občinskega organa, ustanove, trgovinske organizacije ali samostojnega podjetnika. V praksi se ta postopek nanaša na določanje osnovnih informacij o dokumentu v posebni obliki, ki se uporablja za interno registracijo.
V tem primeru se za interno registracijo običajno ne uporabljajo samo dohodni in odhodni dokumenti, temveč tudi dokumenti, ustvarjeni v sami organizaciji (na primer pogodbe s nasprotnimi stranmi). Odgovornosti za registracijo dokumentov so pogosto dodeljene tajniku ali referentu; v velikih organizacijah se ustvarijo celotni oddelki, ki optimizirajo ta postopek.
Kakšne so oblike notranje registracije dokumentov?
Najpogostejša oblika notranje registracije dokumentov je še vedno registracija revij. V tem primeru se podatki o dokumentih vnesejo v poseben dnevnik, razdeljen v več stolpcev. Vnesite podatke o datumu prejema, pošiljanja ali ustvarjanja dokumenta, njegove registrske številke, imena in njegovega kratkega opisa.
Alternativni obrazec je registracija dokumentov s kartico, pri kateri se podatki o vsakem dokumentu vnesejo v posebno kartico, pravila za izpolnjevanje pa so odobrena vnaprej. Nazadnje velja za najbolj progresivno obliko avtomatizirana registracija dokumentov, ki zmanjšuje papirje.
Katera oblika je najbolj primerna za organizacijo?
Revijsko obliko notranje registracije dokumentov lahko učinkovito uporabimo v majhnih organizacijah, kjer je za izvajanje ustreznih postopkov odgovoren en strokovnjak. Pomanjkljivost tega obrazca je, da več zaposlenih ne more hkrati delati pri registraciji dokumentov, zato ni primeren za velika podjetja. Poleg tega v prisotnosti več revij o registraciji dokumentov (na primer v različnih oddelkih) pogosto nastane zmeda z njihovimi podatki o registraciji.
Te pomanjkljivosti odpravimo z uporabo obrazca z interno registracijsko kartico, ki vam omogoča hitro in učinkovito beleženje informacij o poljubnem številu dokumentov. Če je cilj podjetja minimalizirati papirologijo, je priporočljivo uporabiti avtomatiziran obrazec za notranjo registracijo, ki zahteva posebno programsko opremo.
