Enoten sistem poslovne dokumentacije sega v čase Sovjetske zveze. Takrat je pripadala večina GOST-ov, ki se še vedno uporabljajo z manjšimi spremembami v sodobnem pisarniškem delu. Po njegovem mnenju so upravni dokumenti ena od vrst dokumentacije za upravljanje, ki je potrebna za normalno delovanje katerega koli podjetja.
Navodila
Korak 1
Dejavnosti katerega koli podjetja in organizacije se morajo najprej izvajati v skladu z zakonodajo in tistimi standardi, ki veljajo tako v celotni državi ali regiji kot v okviru posamezne družbe. Ta dejavnost je urejena z regulativno in upravno dokumentacijo, katere vrste določa vseruski klasifikator OK 011-93. Po njegovih besedah je organizacijska in administrativna dokumentacija dodeljena v ločeni obliki, ki vključuje dokumente, povezane z:
- ustanovitev ali stečaj in likvidacija podjetja;
- operativno in informacijsko urejanje svojih dejavnosti;
- najem, premestitev ali odpoved.
Med organizacijske in upravne dokumente spadajo: organizacijski, upravni, informacijski in referenčni, komercialni in dokumenti, ki se nanašajo na prošnje in pritožbe državljanov, pa tudi dokumentacija o osebju.
2. korak
Upravna dokumentacija vključuje ukaze, sklepe in ukaze v zvezi z glavnimi dejavnostmi organizacije. Se pravi tisti poslovni dokumenti, v katerih so posamezni zaposleni ali celotna delovna sila seznanjeni s poslovodnimi in upravnimi odločitvami, ki jih sprejme vodstvo organizacije. Zahvaljujoč upravni dokumentaciji poteka interakcija med vodstvenim aparatom podjetja, njegovimi oddelki in posameznimi uradniki.
3. korak
Vsaka od vrst upravne dokumentacije je lokalni normativni akt, ki formalizira odločitve, ki so enkratne ali periodične. Med naročilom in naročilom ni pravne razlike, vendar se odločba razlikuje od tovrstnih dokumentov, saj je ne sprejme vodstvo organizacije, temveč kolegijski organ za reševanje kakršnega koli proizvodnega problema ali ločenega vprašanja.
4. korak
Naročila in naročila delimo na tista, ki urejajo proizvodne dejavnosti, in tista, ki se nanašajo na kadrovsko politiko in kadre. Vsebinsko se prva nanašajo na organizacijska vprašanja dejavnosti, načrtovanje, financiranje, poročanje, dobavo in prodajo izdelkov, blaga ali storitev ter na druga vprašanja proizvodne narave. Drugi odsevajo interakcijo med vodstvom in vsakim zaposlenim. Sem spadajo ukazi in ukazi ne le za sprejem in odpustitev, ampak tudi za tista, ki se nanašajo na počitnice, urnik dela, nagrade ali disciplinske kazni.
