Pravilno organizirano pisarniško delo v organizaciji ali podjetju vam omogoča, da imate dokumente v redu in kadar koli nadzorujete njihovo gibanje. Če je dejavnost vašega podjetja povezana s sklepanjem pogodb, vodite ustrezen dnevnik njihovega računovodstva. Dobro zasnovana revija bo omogočala snemanje podrobnosti dokumentov in njihove kronologije.
Potrebno
- - dnevnik za snemanje dokumentacije;
- - gradiva za snemanje;
- - nalivno pero;
- - svinčnik;
- - škarje;
- - ravnilo;
- - papir;
- - niti;
- - igla;
- - lepilo.
Navodila
Korak 1
Poiščite priročen obrazec za vodenje dnevnika. Hkrati izhajajte iz nujnih potreb organizacije in posebnosti pisarniškega dela. V zadnjem času so elektronske oblike računovodstva dokumentacije vse bolj razširjene, vendar niso vedno primerne, ko jih seznanjajo z vodji. V najpreprostejšem primeru lahko računovodski dnevnik sestavite v običajnem zvezku velikega formata.
2. korak
Številčite strani revije tako, da na dno ali vrh vsakega lista vstavite zaporedne številke. Zašijte celoten blok strani z močnimi nitmi, ki vodijo konce mimo zadnje strani revije. Na majhen list papirja napišite, koliko listov vsebuje knjiga. To etiketo prilepite na zadnjo stran v vrsti, mimo koncev niti pod njo, vezanih v vozel. Ko se lepilo posuši, nanj pritrdite pečat za dokumente in podpis osebe, ki je izdala revijo.
3. korak
Začnite oblikovati svojo naslovno stran. Na sprednjo stran revije napišite ime revije, na primer "Pogodbeni dnevnik". V opis vključite ime organizacije (podjetja) in njene glavne podrobnosti. Pustite dve vrstici za začetni in končni datum revije. Vseh teh podatkov ni mogoče vnesti ročno, ampak jih je mogoče vnaprej natisniti na tiskalnik in nato lepo prilepiti na naslovnico revije.
4. korak
Delovne strani revije razdelite na toliko stolpcev, kolikor je potrebno za popoln opis dokumentov, ki jih želite posneti. Navedite stolpce za serijsko številko, datum prejema dokumenta, sklenitev pogodbe, objavo naročila itd. Pustite ločen stolpec za kratek opis bistva dokumenta in njegove glavne vsebine. Zagotovite tudi prostor za podpis osebe, ki je dokument prejela v izvršbo.
5. korak
Če je potrebno, revijo registrirajte pri pisarni (tajništvu) in ji dodelite ustrezno številko ter druge podrobnosti. Po postopku registracije se lahko računovodski dnevnik uporablja za predvideni namen.
