Vsak človek na svetu komunicira z drugimi ljudmi na različnih področjih življenja. In včasih morate upoštevati določene manire in stroga pravila, saj nekatere življenjske situacije zahtevajo poslovni slog komunikacije med ljudmi.
Komunikacija v poslovnem slogu omogoča izmenjavo znanj, izkušenj in informacij. Posebnost je uporaba številnih govornih standardov. Dojemajo jih kot naravno pripadnost. Dokumenti, uporabljeni pri sklepanju poslov, imajo določene oblike predstavitve gradiva.
Poslovna komunikacija je sama po sebi umetnost, ki vam omogoča, da stopite v stik s poslovnimi partnerji, premagate osebne predsodke in dosežete želeni komercialni rezultat. Vsaka komunikacija, katere rezultat bi morala biti rešitev komercialnih problemov, je posel.
Ko komunicirate v poslovnem slogu, se morate držati določenih načel. Pri kakršnih koli pogajanjih je glavna stvar prepoznati enakost in edinstvenost vsakega od udeležencev. Tudi pri postavljanju hipotez za katero koli stran se morate zavedati, da je v vsaki misli resnica. Kako resnična pa je ta resnica, bosta že pokazala razloge in čas.
Poslovno komuniciranje poleg načel pomeni tudi spoštovanje pravil, ki jih ni mogoče kršiti, da ne bi pokvarili pogajanj. Glavno pravilo je, da morajo vsi pogajalci poznati vsaj nekaj informacij drug o drugem. Če je pred začetkom komunikacije ni bilo mogoče prepoznati, morate predstaviti partnerja. Na srečanju lahko govorite tako o svojih dosežkih kot o neuspehih.
Da bi pogajanja potekala nemoteno, je treba ustvariti ozračje odprtosti in medsebojnega razumevanja. Med pogovorom pravilno ocenite svoje zmožnosti, saj bo to odličen izraz dejstva, da ste odgovorni in zanesljivi. No, če je težko doseči medsebojno razumevanje, potem lahko uporabite nekaj trikov. Poskusite lahko kompetentno in etično pokazati svoje občutke, pri tem pa ostati sami. Hkrati je pomembno, da svojega partnerja razumete, vidite in poslušate.
Nemogoče je pokazati pretirano čustvenost pri pogajanjih z Japonci in Kitajci, pa tudi z zahodnoevropskimi partnerji. To vas lahko odtuji in sploh ne gradi verodostojnosti.
Vsa poslovna komunikacija je sestavljena iz 4 faz: vzpostavljanje stika, seznanjanje, odločanje, končanje stika. Za vse stopnje veljajo določena pravila in imajo svojo strukturo.
Na prvi stopnji je sestanek in poznavanje poslovnih partnerjev, za kar veljajo pravila vljudnosti. V tej fazi se lahko malo potopite v vprašanja, ki jih morate rešiti. Poimenujete lahko težave, za katere potekajo pogajanja, lahko pa tudi popijete skodelico kave.
Za partnerje ne smete urediti razkošne mize, saj se to morda zdi potratno in bo nepotreben razkošje. Gostitelj se lahko dogovori za pijačo, na koncu pogajanj pa še skromno bife.
Po vzpostavitvi stika lahko nadaljujete s poglobljenim seznanjanjem z namenom pogajanj. In šele po tem lahko začnete sprejemati odločitve. Vsak od njih mora biti obrazložen.
Komunikacijo je treba končati pozitivno, da boste pustili dober vtis o sebi. Toda kako natančno to storite, je odvisno samo od vas, glavno je, da se držite pravil.
