V velikih organizacijah večina obiskovalcev informacije, ki jih potrebujejo, običajno dobi od sekretariata. Kakšen vtis o komunikaciji bo pustil pomočnik vodje? Ali bo stranka želela ponovno poklicati? Ali bo zainteresirana oseba dobila celovite odgovore na svoja vprašanja? Če želite biti prepričani v pozitivne lastnosti tajnice, se morate odgovorno pripraviti na prvi sestanek ter kompetentno organizirati in opraviti razgovor.
Navodila
Korak 1
Tajnica je obraz podjetja. Najprej ocenite videz prosilca. Navsezadnje ne pravijo, da jih pozdravijo njihova oblačila, ampak jih spremlja njihov um. Kako lepo in prijazno izgleda tajnica, lahko v veliki meri dosežete pogodbo, ki jo potrebujete, ali pogajanja o prihodnjih pogajanjih. Če imate svojo "podobo", poskusite prisluhniti svoji intuiciji. Če odobrite v položaju osebe, ki vam povzroča notranja protislovja, potem bo verjetno težko sodelovati z njo, saj tajnica ni samo obraz podjetja, ampak tudi desna roka upravnika. Vendar ne odobravajte nekoga, ki vas bo prosil s svetlim, lepim videzom. Lepa slika lahko hitro postane dolgočasna in papirji bodo ostali nesestavljeni.
2. korak
Med pogovorom pozorno poslušajte: tajnica bo komunicirala s strankami, vodila telefonske pogovore in sestavljala pisma. Njegov govor naj bo kompetenten, končniki dosledni in ton dobrodušen. Še posebej bodite pozorni na prisotnost tako imenovanih parazitskih besed v govoru. Če je prosilčev monolog poln nepotrebnih "tako pomeni", "tako rekoč", "uh", "no", potem verjetno ne boste dosegli odsotnosti teh izrazov v poslovnem okolju. Uporaba žargona in slenga se šteje za nesprejemljivo, razen če sami dopustite, da pogovor poteka neformalno.
3. korak
Prosite tajnico, da vtipka diktat. Tako preverite tri pomembne lastnosti hkrati: hitrost tiskanja, pismenost pisanja in znanje osebnega računalnika. Namerno delajte slogovne napake in opazujte prosilčev odziv. Če vljudno svetuje najprimernejši način sestavljanja besedne zveze, si to označite z "plus".
4. korak
Natančno preučite življenjepis tajnice. Bodite pozorni na prejšnja delovna mesta, prosilca prosite za razloge za odhod. Vljudna in hitra oseba nikoli ne bo nepristransko govorila o nekdanjem vodji, »metala blato« v ekipo ali govorila o svojih napakah. Najbolj sprejemljiv odgovor, ki ga lahko slišite, je neujemanje pričakovanj o plačah. V besedilu življenjepisa in v zgodbi sogovornika izpostavite ključne besede: točnost, urejenost, odpornost na stres, družabnost, vljudnost. Ne pozabite, da je tajnica pogosto vez med različnimi oddelki organizacije; tako razpoloženje vodje kot udobje, prijazno vzdušje in red v celotni pisarni so lahko odvisni od njegovih poklicnih in osebnih lastnosti.
