Vsebino in izvedbo dokumentov in poslovnih dokumentov, ki spremljajo dejavnosti katerega koli podjetja ali organizacije, urejajo ustrezni dokumenti in državni standardi. Spremno pismo se nanaša na poslovne dokumente, zato mora izpolnjevati zahteve glede zasnove, določene z GOST R 6.30-2003.
Navodila
Korak 1
Spremno pismo je sestavljeno na enak način kot običajno. Zapišite ga na pisemsko glavo podjetja, ki vsebuje polno ime, poštni naslov, podatke, e-poštni naslov, kontaktni faks in telefonsko številko.
2. korak
V zgornjem desnem kotu navedite naslovnika pisma, njegov priimek in začetnice, zasedeno delovno mesto, organizacijo, njen naslov in ne pozabite na kazalo naselja, kjer se nahaja.
3. korak
V zadevi pisma lahko navedete "Spremno pismo k posredovani dokumentaciji", naslova pisma vam ni treba navesti. Začnite s tradicionalnim naslovom: "Dragi …!". Nato napišite standardni stavek »Pošiljamo vam …« in navedite splošno ime paketa dokumentov, ki mu priložite to spremno pismo. Po potrebi navedite, na podlagi katerih sporazumov ali zahtev je poslana ta dokumentacija.
4. korak
Spremno pismo se lahko uporablja tudi za redno poslovno dopisovanje. Če imate za tega naslovnika kakšno dodatno sporočilo, ga lahko napišete v drugi in tretji odstavek.
5. korak
Napišite besedo "Priloga:" ali "Priloge:", odvisno od tega, koliko dokumentov bo priloženo temu pismu. Če je dokument v ednini, potem po dvopičju navedite ime, na koliko listov dokumenta in v koliko izvodih je poslan.
6. korak
Če je dokumentov več, je treba njihov seznam sestaviti kot oštevilčen seznam, vsako številko pa zapisati v novo vrstico. Za števko številke navedite ime dokumenta, število listov in kopij.
7. korak
Pismo podpiše uradnik, ki je pooblaščen za podpis takšnih pisem, pritrdi svoj podpis in potrdi s pečatom podjetja.
8. korak
Na dnu obvezno navedite izvršitelja tega spremnega pisma, njegov priimek, začetnice in kontaktno telefonsko številko.
