Včasih se ljudje, ki pisma uporabljajo za poslovno komunikacijo, vprašajo, ali je mogoče kakor koli vplivati na odločitev naslovnika. Nekateri mislijo, da je to nemogoče; drugi na vprašanje odgovorijo pritrdilno. Kdo ima prav Poslovna korespondenca je zelo občutljivo delo. Po izpolnitvi pisma morate naslovniku pokazati spoštovanje, biti korektni in nevsiljivi! Na človeka lahko vplivate s papirjem, vendar morate za to upoštevati nekatera pravila.
Vzpostavitev psihološkega stika
Psihološki stik v poslovni korespondenci je zelo pomemben, saj je v odsotnosti sodelovanje skoraj nemogoče. Ne pozabite naslovnika nasloviti z besedo »Dragi«. Nikoli ne okrajšajte besed v glavi. To pomeni, da če osebe ne poznate dobro, se lahko prijavite na naslednji način: "Dragi gospod Petrov, in ne" Uv. Gospod Petrov ".
Če ste nekoga že srečali in govorili o nekaterih temah, ki se nanašajo na vaše delo, to dejstvo uporabite v uvodu. Če naslovnika ne poznate, se pozanimajte o njegovem podjetju.
Primer uvoda.
1. Dragi Petr Petrovič! Na poslovnem sestanku, ki je potekal v restavraciji Angara 12. oktobra letos, smo razpravljali o temi malih podjetniških naložb.
2. Spoštovani gospod Petrov! Izvedeli smo, da je vaše podjetje vodilno v regiji Irkutsk pri proizvodnji tračnih žag. Naše podjetje se ukvarja s proizvodnjo žag. V prihodnosti bi radi sodelovali z vami.
Če se zavedate, da je vodja organizacije zelo zaskrbljen zaradi svojega ugleda in išče partnerje, ga lahko prosite za nasvet. Takšna oseba bo z veseljem priskočila na pomoč, saj lahko vplivate na ugled podjetja. Zelo priročno je sodelovati s takšno organizacijo, ker bo upravitelj poskušal izpolniti vse pogoje pogodbe, da ne bi zaslužil negativnih ocen.
Iskanje argumentov in dejstev
Če želite prepričati stranko, da imate prav, morate najti argumente. So srednji, močni in najmočnejši. Psihologi svetujejo, da se pri sestavljanju pisma držite naslednjega zaporedja: močan - srednje močan.
Močni vključujejo naslednje argumente:
- Na predstavitvi bodo predstavljeni najnovejši dosežki na področju opreme za proizvodnjo tračnih žag.
- Cena ponujene opreme bo 30% nižja od tržne cene.
Povprečna dejstva vključujejo:
- Udeleženci predstavitve bodo imeli priložnost videti novo opremo v akciji in dobiti nasvete o delovanju naprav.
- Garancija za ponujeno opremo se poveča za 2 leti.
Močni vključujejo naslednje argumente:
- Na koncu predstavitve bo potekala promocija, katere udeleženci bodo pri nakupu opreme lahko popolnoma brezplačno dobili drugo.
Iskanje problema naslovnika
Preden nekaj predlagate, poskusite najti razlog, ki bi bralca lahko spodbudil k uporabi vaših storitev ali nakupu izdelka pri vas. Na primer, ponujate storitev prevoza blaga. Pazljivo preučite delo naslovnika, ugotovite njegovo nezadovoljstvo. Če želite to narediti, lahko pošljete "vohuna". Izvedete lahko tudi, katero podjetje uporablja. Nato poiščite negativne vidike organizacije, ki opravlja avtoprevoze. Poskusite prepoznati težavo, ki se lahko pojavi med sodelovanjem s tretjo osebo.
Če ponujate opremo, ki je boljša od tiste, ki jo uporablja naslovnik, o tem obvezno pišite v pismu in se sklicujte na dejstvo, da se bo z vašimi napravami obseg proizvodnje močno povečal.
Oblikovanje misli
Poskusite pravilno oblikovati svoje misli. Na primer, psihologi svetujejo, da v poslovni korespondenci ne uporabljate delca "ne" in "niti".
Primer.
Napačen stavek: 12. oktobra vam ne bi škodilo, če bi obiskali našo razstavo.
Pravilna fraza: 12. oktobra vas bomo veseli na naši razstavi.
Oblikovanje črk
Odnos naslovnika do vašega podjetja je odvisen od zasnove odhodne korespondence. Poslovna korespondenca vključuje uporabo pisemskega pisma podjetja. Ne smete eksperimentirati s pisavo in velikostjo, bolje je, da se odločite za standarde, to je pisavo Times New Roman in velikost 12. Čeprav gre za malenkosti, vendar na psihološki ravni zelo vpliva na človeka!
