Sodelovanje s tujimi partnerji je že postalo norma za ruska podjetja. Zato je tudi izmenjava delegacij, ki je del delovnega procesa, precej pogost pojav. Če pa v podjetju prvič gostite tuje ali ruske partnerje, morate upoštevati več odtenkov, da ne bodo ovirali vzpostavitve poslovnih stikov in pokvarili vtisa o sestanku.
Navodila
Korak 1
Vabilo na sestanek je treba poslati čim prej, tudi če je bil dosežen predhodni dogovor. To je znak, da zelo cenite čas partnerjev in spoštujete njihovo zasedenost.
2. korak
Ko prejmete potrditev, navedite število članov prihajajoče delegacije. Bolje je, če dobite seznam gostov z navedbo položaja in nadzorovanih navodil. Izberite sestavo svoje delegacije v skladu s tem seznamom, po številu naj bo približno enaka delegaciji gostov. Z gosti se pogovorite, kateri jezik najraje komunicirajo, in poskrbite za tolmača, tudi če bodo gostje prišli s svojim tolmačem.
3. korak
Spoznajte področje odgovornosti in usposobljenosti vsakega vašega gosta. Tuji partnerji so praviloma zelo strogi pri vzdrževanju uradne verige poveljevanja, zato morate imeti jasno predstavo o tem, o katerih vprašanjih je pooblaščen ta ali tisti gost.
4. korak
Pripravite se in dogovorite o seznamu vprašanj, o katerih boste morali razpravljati. Zberite vse materiale in dokumente, ki jih boste morda potrebovali. Odločite se, kateri dokumenti bodo podpisani kot rezultat pogajanj, in se pogovorite, na kakšen način bodo potekali: trajanje, odmori.
5. korak
Izberite udobno sobo glede na število ljudi, ki se udeležijo sestanka. Vsak od njih bi moral imeti prostor, kjer se lahko udobno namesti, saj boste med odmori morali sedeti več ur. Poskrbite, da bodo med sestankom postreženi čaj, kava, piškoti, na mizah pa kozarci in mineralna voda. Če nihče ne moti, ne pozabite vstaviti pepelnikov.
6. korak
Prosite goste za soglasje za zvočni posnetek sestanka, brez dovoljenja ni mogoče. Gosti sedijo pred vhodnimi vrati, ta psihološki odtenek jim bo omogočil, da se ne bodo počutili pod stresom. Prosite, naj vas med pogajanji ne motijo zunanji telefonski klici. Za goste pripravite dnevnike in pisala.
7. korak
Ne prisilite gostov, da vas iščejo, ko prispejo na zbirališče. Nekdo jih mora pričakati v avli stavbe in jih pospremiti v sobo, kjer bodo potekala pogajanja.
