Izvede se preverjanje zalog, da se ugotovi, kako računovodski podatki ustrezajo dejanskemu stanju. Pomaga pri ugotavljanju pomanjkljivosti in netočnosti pri vodenju evidenc predmetov. Za popis je treba upoštevati številna pravila in predpise.
Pravila popisa
Popis je treba opraviti brez okvare v naslednjih primerih:
- pred prihajajočo pripravo letnih poročil;
- pri menjavi finančno odgovornih oseb;
- ob reorganizaciji podjetja;
- v primeru naravne nesreče, požara itd.;
- pri razkrivanju dejstev materialne škode ali kraje.
Popis se opravi ob obvezni navzočnosti finančno odgovornih oseb. Pred začetkom popisa morajo predložiti potrdila, da so vsa vhodna materialna sredstva evidentirana, dokumenti o odhodkih in računih poslani v računovodstvo, odpoklicana materialna sredstva odpisana. Pred začetkom popisa osnovnih sredstev je priporočljivo preveriti računovodske dokumente. To so lahko zaloge, inventarne knjige in drugi registri. Preverjajo se tudi dokumenti za osnovna sredstva in tehnični potni listi opreme.
Napake pri vodenju računovodskih dokumentov, ugotovljene med popisom, so vključene v popisni seznam. V njih se odražajo tudi podatki o predmetih, ki niso registrirani. Za zgradbe je naveden njihov namen, število nadstropij, leto gradnje, glavni materiali, iz katerih so zgrajene. Na mostovih - mere, lokacija, uporabljeni materiali. Na cestah - njihova vrsta, dolžina, širina ceste in material pločnika. Glede na dejansko tehnično stanje se določi amortizacija osnovnih sredstev, ti podatki se vnesejo tudi v popisni seznam. Če je osnovno sredstvo pretvorjeno, obnovljeno in je v zvezi s tem spremenilo svoj primarni namen, je tak predmet vključen v inventar z novim imenom.
Za osnovna sredstva, ki jih ni mogoče uporabiti in obnoviti za koristno uporabo, je sestavljen ločen popis. Tak popis označuje čas začetka obratovanja predmeta in razloge, zaradi katerih je postal neuporaben - popolna obraba, poškodbe itd. Za osnovna sredstva, ki jih ima organizacija v najemu in so v priporu, je sestavljen še en popis. Nato se opravi popis opredmetenih sredstev, ki niso osnovna sredstva. To so lahko potrošni material, blago za prodajo itd.
Ponovna predaja in premajhna predaja
Materialna sredstva, ki se ne odražajo v registrih in niso bila odkrita med revizijo, se vpišejo na seznam zalog po trenutni tržni vrednosti. Na njih se sestavi kreditni listek, upoštevajo pa se tudi drugi dohodki.
Če nekatere materialne vrednosti niso dovolj, se zabeleži dejstvo okvare. Odraža se lahko na dva načina:
- če krivda ni identificirana - v obratovalnih stroških;
- če je kriva oseba identificirana, tudi v obratovalnih stroških, vendar s hkratnim odrazom vrnjenega primanjkljaja.
