Organizacija konference zahteva skrbno pripravo. Če ta postopek razdelite na faze, lahko na visoki ravni dogodka zmanjšate stroške dela.
Potrebno
Računalnik z dostopom do interneta in programi za pomoč mestu, telefon
Navodila
Korak 1
Odločite se za temo konference, število potencialnih udeležencev, čas in predavatelje. Pogajajte se s predavatelji, da pridobite soglasje za govor.
2. korak
Glede na temo in načrtovano število udeležencev je treba izbrati možnosti za prizorišča konference. To so lahko domovi kulture, konferenčne dvorane hotelov, restavracij, rekreacijskih centrov in še več. Izbira se opravi z iskanjem po internetu in različnih mestnih imenikih, na podlagi pridobljenih podatkov se oblikuje tabela potencialnih krajev z navedbo imena, naslova, telefonske številke, števila krajev, stroškov in razpoložljivosti potrebna oprema (na primer projektor, zaslon, mikrofon).
3. korak
Pokličite nastalo bazo podatkov o potencialnih krajih in po možnosti ob želenih dneh pojasnite stroške najema, razpoložljivost dodatnih storitev (na primer organiziranje samopostrežne mize). Kot rezultat izberite mesto in datum.
4. korak
Razvijte korporativni slog za konferenco (simbol, slogan, barve itd.) In se odločite za potrebne izdelke (zvezki z blagovno znamko, pisala, vabila, majice in drugo). Izdelke za prireditev naročite v podjetjih s spominki. Oblikujte tudi načrtovani program.
5. korak
Povabila potencialnim udeležencem pošljite po elektronski pošti ali z nestandardno rešitvijo s kurirjem / pošto (na primer na konferenco o cvetličarstvu v obliki rože iz blaga na oblikovalskem kartonu).
6. korak
Prijava udeležencev, podrobnosti programa, pomoč pri prenosu in izbiri nastanitve (če je potrebno). Sodelovanje s podizvajalci za organizacijo bifejske mize, fotografiranje in še več.
7. korak
Na predvečer prireditve preverite pripravljenost dvorane - oprema, spominki, organizacija bifejske mize in še več.
8. korak
Med dogodkom je treba uskladiti delo podizvajalcev: promotorjev, gostinskih služb, fotografov in drugega.
9. korak
Po konferenci pošljite e-poštno sporočilo na pismo z zahvalo za sodelovanje na dogodku, prosite za povratne informacije.
