Uradni sprejem je ena najbolj priljubljenih oblik poslovnih srečanj v reprezentativni praksi podjetij. Dobro organiziran sprejem gostov je odlična priložnost za vzpostavitev novih in razširitev starih poslovnih vezi s partnerji, za pridobivanje pomembnih informacij za podjetje, za krepitev njegovega ugleda, za dodajanje novih "barv" podobi.
Navodila
Korak 1
Razlogi za sprejeme so lahko zelo različni: prazniki, obletnice pomembnih dogodkov, obisk častnega gosta (ali izpraševanje), prihod (ali odhod) delegacije partnerskega podjetja, odprtje razstave, podpis "usodnega "pogodba ali dogovor, informativni dogodek, ki zahteva stike s predstavniki tiska. To je lahko le reden dogodek organizacije - brez kakršne koli povezave z nobenim dogodkom.
2. korak
Načrt priprave na sprejem vključuje:
• izbira oblike (vrste) sprejema, • priprava seznama gostov, • razdeljevanje vabil, • načrtovanje sedežev za mizami, postavitev mize, priprava menija (v primeru organiziranja »obrokov« - zajtrk, kosilo, večerja). Priprava vsebinske komponente je najprej: načrtovanje teme za izmenjavo mnenj in spretno "gradijo" govore-komentarje aktivistov sestanka, ki ga med sprejemom koordinirajo voditelji. Njihov cilj je narediti dogodek produktiven in zanimiv za vse povabljene.
3. korak
Tehnike običajno delimo na:
• podnevi in zvečer;
• s sedeži (tj. S sedeži, dodeljenimi gostom vnaprej) in brez sedežev;
• formalno (formalno) in neformalno (neformalno).
4. korak
Popoldanski sestanki so kratki sestanki popoldan. Za take sprejeme so bila trdno določena imena: "kozarec šampanjca", "kozarec vina", "zajtrk".
Prva dva formata sta najpreprostejša. Sedeži za mizami niso predvideni (pijače, prigrizki natakarji ponujajo stoječim gostom - praviloma od 12.00 do 13.00).
"Zajtrk" traja od ene ure in pol do dveh (običajno v intervalu od 12.00 do 15.00). Koda oblačenja - priložnostna (razen če je v vabilih določeno drugače).
5. korak
Večerni sprejemi so bolj slovesni. To so "čaj", "koktajl", "bife", "kosilo", "samopostrežno kosilo", "čaj", "večerja".
"Čaj" - sprejem med 16.00 in 18.00 uro. To je tradicionalno srečanje žensk, ki traja 1-1,5 ure. Za mizo strežejo slaščice in pekovske izdelke, sadje, sokove, vodo, sladice in suha vina (prigrizki so redki).
"Koktajl" in "bife" (stalni) - sestanek med 17.00 in 20.00 uro. Traja 2 uri. Na jedilniku so hladni prigrizki, pecivo, sadje (včasih topli prigrizki). Alkohol je na mizah razstavljen ali pa ga natakarji postrežejo v kozarcih. Koda oblačenja - kot je navedeno v vabilih: bodisi priložnostna obleka bodisi smoking.
"Kosilo" je organizirano od 20.00 do 21.00 ure, traja 2-2,5 ure. Njegove jedi: hladne predjedi, juha, vroče (meso in ribe), sladica, alkoholne pijače (vsaka jed ima svoje). Po večerji (traja eno uro) goste vabijo v dnevno sobo, kjer jim postrežejo s čajem ali kavo.
"Večerja" je zadnji sprejem. Začne se ob 21.00 ali pozneje. Njegov jedilnik je podoben jedilnemu meniju. Pa tudi oblika oblačil - temna obleka, smoking ali frak za moške in večerna obleka za ženske.
"Lunch-buffet" - manj formalni sprejem (običajno organiziran po kino predstavi ali koncertu). Mize s predjedmi postrežemo kot samopostrežna miza. Sedež za mizami za 4-6 oseb je brezplačen.
6. korak
Ko organizirate sprejem, vse premislite do najmanjših podrobnosti. Poskrbite, da se velikost sobe ujema s številom gostov. Kar zadeva jedilnik, mora upoštevati okuse, nacionalno in versko tradicijo gostov (po potrebi poskrbite za pripravo pustih in vegetarijanskih jedi).
