Organizacijsko-administrativni dokument se imenuje protokol, ki beleži potek razprav o zadevah in odločanje na sestankih, sestankih, sestankih in konferencah kolegijskih organov.
Potrebno
Sestanek, zapisnik
Navodila
Korak 1
Protokol je sestavljen tako na splošnih obrazcih kot na praznih standardnih listih papirja formata A4 in vsebuje naslednje navedene podatke:
- ime vrste dokumenta in njegova serijska številka;
- datum;
- kraj sestavljanja protokola;
- naslov besedila;
- besedilo;
- podpisi predsednika in tajnika.
2. korak
V glavo protokola morajo biti vstavljene naslednje podrobnosti:
- polno ime organizacije;
- vrsta dokumenta (tj. protokol);
- datum in številka;
- kraj sestavljanja protokola;
- neposredno naslov samega na besedilo. Ime organizacije je označeno z organizacijsko in pravno obliko in ustreza uradno določenemu imenu (v predpisu ali statutu organizacije). Pravna oblika je napisana v celoti in ne v obliki okrajšave.
3. korak
V uvodnem delu bi morali biti navedeni prisotni na sestanku in navesti tudi, kdo je bil predsednik in kdo tajnik. Če je to zapisnik produkcijskega sestanka, je treba za vse prisotne navesti ime delovnega mesta. Uvodni del se zaključi z dnevnim redom. Dovoljen je naslednji vnos: Bilo je … ljudi.
4. korak
Glavni del protokola naj bo strukturiran po naslednji shemi: POSLUŠANO - GOVORJENO - ODLOČENO (ODLOČENO) posebej za vsako točko dnevnega reda in z veliko začetnico - kratek zapis vsebine poročila, sporočila. V odseku ZVOČNIKI je oris enak. V poglavju ODLOČENO je treba točke po točko navesti sprejete odločitve, besedilo protokola podpišeta sekretar in predsednik.
