Ko je nabranih preveč dokumentov in so na enem kupu, je težko ugotoviti, kateri se na kaj nanašajo. Iskanje pravega dokumenta je še težje. Če želite rešiti to težavo, morate organizirati dokumente. Opisana metoda je primerna ne le za organiziranje dokumentov v papirni obliki, je povsem uporabna za dokumente v elektronski obliki, seveda z manjšimi predpostavkami.
Navodila
Korak 1
Organizacija dokumentov je enostavna, tudi če jih je preveč. Preglejte vse razpoložljive dokumente in naredite seznam kategorij, po katerih jih boste razvrstili. Ugotovite, ali bodo na tem seznamu podkategorije. Na primer, v splošni kategoriji pogodb lahko ločimo pogodbe o dobavi ali opravljanju storitev. Med naročili izpostavite splošna naročila, ki se nanašajo na dejavnosti podjetja, in kadrovska naročila.
2. korak
Ko je seznam kategorij končan, določite, kako in kam boste shranili dokumente. Dogovorite se z vodstvom o stroških nakupa pisarniškega materiala (map, datotek, barvnih nalepk), saj je razvrščanje in razdeljevanje dokumentov prijetnejše, če vam ni treba igrati s starimi drobljivimi mapami.
3. korak
Razpoložite razpoložljive dokumente glede na seznam, ki ste ga sestavili. Postavite jih v ločene sklade. Po potrebi nanje pišite s svinčnikom ali nalepite nalepko (da se med postopkom razvrščanja ne boste zmedli).
4. korak
Ocenite, ali se v mapo prilegajo dokumenti ene kategorije (podkategorije), in jih shranite. Dokumente je bolje urediti glede na datum njihove priprave. V vsakdanjem delu se dokumenti praviloma vložijo, kot so ustvarjeni, na vrhu pa najnovejši dokumenti. Pri prenosu primerov v arhiv se vrstni red spremeni (na vrhu je najzgodnejši dokument, na dnu - najkasneje do datuma ustvarjanja).
5. korak
Če v isto mapo vlagate dokumente iz različnih let, vizualno ločite eno leto od drugega z barvno nalepko ali večjim listom. Takšni zaznamki v prihodnosti bistveno olajšajo iskanje želenega dokumenta.
6. korak
Naredite prilogo za naslednji dokument.
7. korak
Po potrebi sestavite register vseh map z dokumenti, v katerih je navedena vsebina vsake mape, datum njenega ustvarjanja in konec vzdrževanja, mesto shranjevanja itd. Mape razporedite tako, da jih je priročno uporabljati in da se vam ni treba "prebiti" do njih skozi tono odpadnega papirja.
