Da bi se delo lahko argumentiralo, morate pravilno organizirati prostor okoli sebe. Vse, kar je potrebno za delo, mora biti na dosegu roke, nepotrebne stvari pa, nasprotno, odstraniti, da ne bodo motile posla.
Pravilno organizirane datoteke v računalniku prihranijo čas
Za tiste, katerih delo je neposredno povezano z uporabo računalnika, je najprej pomembno, da imajo vsi elektronski dokumenti in datoteke v redu. V idealnem primeru morate za delovne dokumente dodeliti ločeno particijo trdega diska, kjer boste že ustvarili potrebno število map za shranjevanje datotek.
Kot kaže praksa, je najlažje najti datoteke v ustrezno poimenovanih mapah, katerih podmape so razdeljene glede na datume nastanka dokumentov. Tisti. v mapi »Poročila« ustvarite mapo »2014«, v kateri je ustvarjena mapa »Januar«, kjer bodo shranjena vsa januarska poročila.
Če morate ustvariti in shraniti več kot 20–30 dokumentov mesečno, lahko v priročniku ustvarite podmape z datumi v mesečni mapi.
Namizje, ki izboljša produktivnost
Težko si predstavljate, koliko časa na mesec skupaj porabite za iskanje pisala, markerjev, zvezkov, potrebnih dokumentov in revij na delovnem mestu. Toda v samo nekaj urah lahko namizje osvobodite vseh vrst nepotrebnih malenkosti in s tem poenostavite dostop do resnično pomembnih stvari.
Najprej odstranite z namizja:
- ljubke figurice;
- razglednice in fotookvirji;
- zabavne revije, knjige in katalogi, če jih ne potrebujete za delo;
- opombe s telefonskimi številkami in drugimi podatki.
Predhodno prepišite podatke iz letakov v dnevnik.
Na mizi naj ostanejo le potrebni dokumenti in dnevnik s pisarniškim priborom - nič več. Za slednje morate seveda kupiti posebno svinčnik ali kozarec, tako da so v polmeru neposrednega dostopa in ne razpršeni po celotni mizi. In dokumenti se popolnoma prilegajo posebnim podaljškom, ki jih je enostavno najti v kateri koli pisarniški trgovini.
Organizacija delovnega ozračja
Zadnji korak pri izboljšanju lastne uspešnosti je ustvarjanje pravega vzdušja na delovnem mestu. Brez radia, filmov, svetlih plakatov, moteče pozornosti in drugih bleščic. V službi morate delati in šele takrat bo priložnost, da dosežete nekaj uspeha na izbranem področju dejavnosti. Če vaše delo ni povezano z globalnim omrežjem, bi bilo tudi med delovnim časom treba izklopiti internet, kar vam bo dodalo tudi vsaj uro delovnega časa na dan.
